5 raisons pour passer à un système comptable infonuagique

Ecrit par Marie-Andrée Giroux

février 10, 2020

La connectivité, reconnaissance de caractère, l’automatisation et un pas vers l’intelligence artificielle Les nouveaux systèmes cloud changent drastiquement la façon de faire la comptabilité. Pour le meilleur, mais parfois au risque de certains entrepreneurs. Ils comportent autant d’outils pour simplifier la tenue de livres, convertir les devis en factures, automatiser les paiements, inscrire des dépenses récurrentes. Ils permettent également de synchroniser les transactions de vos comptes de banques et cartes de crédit. Mais nous voyons fréquemment des erreurs dans la tenue de livres de nos clients, qui ne connaissent pas les contrôles internes et les façons de s’assurer que les transactions comptables sont bien conciliées. Néanmoins, les avantages surpassent les inconvénients pour l’entrepreneur avisé ou qui se fait accompagner dans la configuration du système ou dans la conciliation de fin de mois. La reconnaissance de caractère permet de prendre en photos les reçus des dépenses et plusieurs éléments de transactions seront déjà capturés (date, montant, marchand) et les automatisations permettront à l’application de sélectionner d’office un compte comptable, parfois même un code taxes. Finalement, certaines applications ont débuté l’intégration de l’intelligence artificielle à leur application. Lors de la répétition régulière de saisie de transactions le logiciel pourra vous proposer d’ajouter une macro pour automatisation le tout.  Nouvelles fonctionnalités des systèmes connectés Le développement technologique s’accélère de plus en plus. Les éditeurs logiciels sont à l’affût des fonctions qui permettront à leurs utilisateurs de se simplifier la vie. Les systèmes comptables sont maintenant ouverts et se connectent sur une multitude d’applications tierces facilitant la création d’ERP à peu de coûts. On deux grandes philosophies sur le marché. Les éditeurs qui développent un groupe d’application et tablent sur la facilité de synchroniser ensemble ces différents modules permettant de créer un ERP pratiquement complet pour l’entreprise. On retrouve dans ce groupe la suite d’applications Zoho, dont Zoho Books pour la comptabilité. Certains autres éditeurs choisissent plutôt de développer un produit de niche, dont les spécifications rencontreront les exigences d’utilisateurs précis, tout en permettant la connectivité à d’autres applications via des API qu’eux ou des tiers développent. On retrouve Quickbook online et Xero dans cette catégorie. Facturation et paiements simplifiés La gestion de la trésorerie est un des aspects les plus importants pour l’entreprise. Il est maintenant révolu le temps d’envoyer les factures par la poste. On peut parfois payer l’abonnement à l’application simplement en sauvant le coût des timbres par l’envoi de factures par courriel. Les nouvelles applications facilitent également les modes de paiement en se connectant sur des applications telles Stripe, Paypal ou Square qui permettent les paiements par cartes de crédit. Il également possible d’automatiser totalement le processus si bien que le client, donnant ses informations de paiements au départ, n’aura à poser aucune action et recevra une copie de factures comme preuve de paiement. Les nouvelles applications facilitent également la relance des factures impayées au moyen de workflows qu’on peut activer. L’accès en tout temps, ou presque Dès lors qu’une connexion internet est disponible, il est possible d’avoir accès à son application comptable. De plus, plusieurs éditeurs offrent également une application mobile assez complète pour effectuer l’ajout de transactions et la consultation de rapports. Un des plus grands bénéfices selon moi, est de pouvoir travailler de concert avec votre comptable et d’avoir accès à vos données financières en tout autant, tout comme lui, d’autant plus que les éditeurs donnent généralement un accès gratuit aux comptables. Avec la quantité d’information fournie dans ces logiciels, l’entrepreneur peut prendre de meilleures décisions en ayant accès à sa performance quand il le souhaite. De plus, cela permet de répartir le travail en fonction des meilleurs intervenants pour réaliser le travail. Les coûts sont ainsi optimisés. Par exemple, Zoho Books permet de définir des rôles spécialisés pour les utilisateurs, ainsi il est possible de ne donner accès qu’au volet Achats ou Ventes. Un représentant pourrait être à même de faire les devis et la facturation, sans avoir accès à la performance financière de l’entreprise. Le potentiel d’accompagner votre croissance En mode abonnement, l’éditeur logiciel a tout intérêt à poursuivre le développement de nouvelles fonctionnalités afin de satisfaire sa clientèle et d’éviter le « churn » ou l’abandon de son produit, qui a un impact important sur la valeur de son entreprise. Bon nombre d’applications comptables ont plusieurs versions, de base, standard, entreprise, pour permettre de débuter avec une tarification accessible lors du démarrage de votre entreprise. Puis les éditions plus complètes, bien que plus dispendieuses sont disponibles pour faciliter le traitement d’opérations massives ou pour des fonctionnalités plus adaptées aux entreprises en croissance. Zoho en est un exemple. Il est possible de commencer à utiliser Zoho Invoice que pour la facturation, puis migrer vers Zoho Books pour la comptabilité compète. Ensuite, on peut passer à la suite Finances, regroupant Zoho Books, Zoho Expenses pour les comptes de dépenses et cartes de crédit, Zoho Inventory pour la gestion d’inventaire ou encore Zoho Subscription pour la gestion des abonnements et leurs paiements automatisés. Chez Cofinia, nous travaillons depuis 2017 avec Zoho Books et nous avons par la suite développé notre expertise sur Quickbooks en ligne. Nous avons fait la migration de plusieurs de nos clients de leurs logiciels Acomba ou Sage50 vers des applications Cloud et je peux attester qu’ils ont été tous satisfaits de leur décision.

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