5 trucs pour savoir si sa comptabilité est en ordre

Ecrit par Marie-Andrée Giroux

février 10, 2020

Cofinia accompagne les PME dans la tenue de livres depuis 2016. Bon nombre de clients nous ont approchés pour les aider à mettre à jour leur comptabilité, sachant pertinemment qu’il y avait une problématique. Mais dans plusieurs autres cas, nous avons dû aviser le client de lacunes et problématiques que nous avons constatées lorsqu’ils nous ont confié un mandat de tenue de livres ou de migration de systèmes.

Voici quelques façons de vérifier si votre comptabilité est en ordre :

  1. Est-ce que vos conciliations bancaires et de cartes de crédit sont effectuées?

La comptabilité peut sembler bien routinière pour certaines personnes, mais elle comporte son lot de défis. Trop souvent, nous constatons que la conciliation bancaire n’est pas effectuée. D’autant plus qu’avec les applications comme Zoho Books et Quickbooks en ligne qui se synchronisent sur votre banque et peu importe les transactions, il est facile de considérer ces rapprochements comme une conciliation en bonne et due forme.

  1. Est-ce que vos taxes sont bien paramétrées et les rapports de taxes bien exécutés

Il ne suffit pas d’avoir des taux de 5% pour la TPS et de 9.975% pour la TVQ, il faut aussi savoir quand les utiliser. Par exemple, est-ce que vous appliquez une réduction de 50% sur ces taxes pour les frais de représentation? Quelle est la périodicité de vos rapports de taxes? Est-ce que les revenus déclarés pour la période sont identiques aux revenus facturés? Est-ce que vous avez tenu compte de transactions ou de corrections comptabilisées à une date antérieure à votre dernier rapport?

  1. Est-ce que les postes du bilan comportent des montants qui n’ont pas varié depuis plus d’un exercice financier?

Cela pourrait être normal pour le capital-actions, mais ce n’est pas le cas pour les frais payés d’avance ou les frais courus. Trop souvent, des montants sont inscrits dans ces comptes, mais ne sont pas traités correctement par la suite. Les frais payés d’avance devraient normalement se réduire périodiquement. Par exemple, lors d’un paiement d’une prime d’assurance annuelle, on mettra 11/12 du montant en frais payés d’avance dans la période et ceci réduira le montant périodiquement chaque mois.

Pour les frais courus, il arrive fréquemment de comptabiliser, par exemple, une provision bonie ou une dépense pour une facture qui sera reçue dans une période ultérieure. Souvent, lorsqu’arrive le moment de traiter la facture ou le déboursé du boni, le compte de dépenses est appliqué une deuxième fois au lieu de réduire le frais couru. Il peut s’agir d’un simple oubli, mais qui faussera les résultats de l’entreprise.

  1. Est-ce que vos résultats financiers fluctuent beaucoup chaque mois

J’aime beaucoup regarder un état des résultats comparatif. Je le compare mois par mois depuis le début de l’année ou encore je compare le mois en cours au même mois de l’année précédente si l’entreprise a des opérations cycliques.

J’analyse les variations pour chaque ligne de revenus ou de dépenses. Souvent, les montants de dépenses sont plus importants certains mois, m’indiquant que le traitement comptable n’est pas approprié. On voit souvent ce cas dans les frais d’équipement. On oublie parfois de comptabiliser une immobilisation lors de l’achat d’un ordinateur. L’un des principes comptables est de passer une dépense en lien avec la durée de vie d’un bien. C’est ainsi qu’il faudra calculer l’amortissement.

Cette façon d’analyser les résultats permettra aussi de détecter des erreurs de double saisie.

  1. Est-ce les écritures de fin d’année ont été comptabilisées

En fin d’année, vous envoyez vos informations à votre comptable pour produire vos déclarations d’impôts et parfois un avis au lecteur ou une mission d’examen. Le comptable aura certainement à faire des ajustements, par exemple, des reclassements, des transactions non courantes comme des dispositions d’actifs, mais aussi le calcul des amortissements et des impôts.

Ces écritures sont généralement envoyées par votre comptable en même temps que les états financiers. Ces écritures doivent être comptabilisées dans votre système comptable pour que vos soldes de début d’année au bilan soient exacts.

  1. Voici un 6e truc en prime

Est-ce que vous avez des notes de crédit non appliquées sur vos factures clients et fournisseurs? Dans bien des cas, les fournisseurs vous émettent des crédits qui sont « oubliés » dans vos comptes à payer. Cet argent vous est dû. Vérifiez régulièrement les dates des crédits pour vous assurer de vous faire rembourser si aucun achat n’est prévu dans un avenir rapproché.

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