Comment gérer efficacement les travaux en cours (WIP)
Il y a plusieurs années, nous avons publié un article sur les travaux en cours, un concept toujours pertinent. Une mauvaise gestion peut entraîner des pertes importantes.
Par exemple, si 100% des revenus sont enregistrés lors de la facturation sans que les coûts ne soient encourus en fin d’année, vous risquez de payer trop d’impôt inutilement. À l’inverse, des coûts encourus mais non facturés peuvent limiter le financement ou la valeur de vente de l’entreprise en sous-estimant les profits.
L’importance de réviser régulièrement
Réévaluer mensuellement l’avancement des travaux en cours est essentiel pour éviter des revenus artificiellement gonflés et des impacts négatifs sur les liquidités.
Avantages :
- Meilleur portrait financier
- Meilleure analyse de la profitabilité des services
Erreurs fréquentes qu’on rencontre chez nos nouveaux clients:
- Absence de système de gestion du temps; cela devient difficile de comprendre combien de temps a été affecté au mandat et quel est l’avancement réel
- Estimés monétaires; souvent l’estimé monétaire n’est pas traduits en heures et en dépenses. Si bien que suivre l’avancement du projet devient difficilement réconciliable avec l’avancement comptable.
- Reconnaître trop de revenus; parfois l’entreprise calcule des travaux en cours, mais ne tient pas compte du budget alloué. Il est facile de reconnaître des revenus pour toutes les heures faites sans tenir compte des heures non facturables (reprise de travaux) ou de dépassement de certaines phases.
- Trop d’optimisme; souvent il est facile de croire qu’on pourra récupérer le dépassement de coût d’une phase dans la phase suivante. Mais dans les faits, on repousse le problème, ce qui peut créer des pertes financières plus importantes en fin de projet au lieu de permettre d’ouvrir la discussion avec le client pour des avenants en cours de projet.
Comment utiliser vos outils de gestion pour faire le suivi de vos travaux en cours;
- Estimation de projet “Ne sous-estimez pas le nombre d’heures requis pour réaliser un projet. Utilisez un système de gestion de projet avec feuilles de temps pour comparer les projets passés sur lesquels vous avez des données historiques pour vous aider à faire vos évaluations.
- Évaluation mensuelle “Prenez le temps d’évaluer les travaux en cours par projet tous les mois et concilier les évaluations d’un mois à l’autre pour vous assurer que tout concorde. Le principes étant: Revenus gagnés du mois = Facturation + travaux en cours de fin – travaux en cours du début.” Dans votre système comptable, faite une écriture à la fin du mois que vous renverserez au début du mois suivant.
- Facturation “Assurez-vous que votre système de facturation permet d’associer les revenus par projet pour être en mesure de faire un meilleur suivi. Idéalement, votre écriture de travaux en cours devrait aussi être affectée au projet.
- Rapport d’analyse “Utilisez des rapports personnalisés ou un tableau de bord pour analyser la rentabilité de vos projets, autant la rentabilité du mois que la rentabilité cumulative, vous pourrez ainsi être proactif et prendre de meilleures décisions”.
Pour toute question ou pour en savoir plus sur nos services, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous aider.
Si vous souhaitez en savoir plus et approfondir votre gestion des travaux en cours, vous pouvez consulter notre article déjà partagé directement sur ce lien:
Comment calculer les travaux en cours (comptabilité)? – Cofinia Conseil Inc.
