J’ai écrit quelques blogues sur la gestion des travaux en cours, mais les entreprises qui doivent faire la gestion d’inventaire, font également face à des défis pour gérer cet actif de l’entreprise. On ne peut pas se permettre de ne pas savoir où on en est. J’ai vu trop d’entreprises accumuler des stocks qui ne sont pas vendus, qui se déprécie dans le temps, perdre en liquidité par des mauvais choix d’approvisionnement, et se retrouver à réagir au lieu d’anticiper. Dans ce blogue, je vais vous expliquer pourquoi l’inventaire est un actif stratégique, comment l’optimiser avec des outils comme Zoho Inventory, et comment éviter les erreurs les plus coûteuses.
Ce que tout dirigeant doit comprendre
L’inventaire, peu importe dans quelle industrie vous êtes, est un actif. Un actif réel, tangible… et qui devrait être liquide, c’est-à-dire qu’on devrait être en mesure de le vendre dans la semaine, le mois ou le trimestre, selon votre modèle d’affaires. Trop d’entreprises fonctionnent encore en inventaire périodique, sans avoir de portrait en temps réel. Résultat ? Une vision floue de l’inventaire, de mauvais calcul sur la rentabilité (les produits, des projets), des ruptures de stocks fréquents entraînant des pertes de commandes ou des délais d’installation, des achats en double, et bien évidemment une pression sur les liquidités.
Prenons un exemple simple pour démontrer l’impact sur les liquidités : pour ce faire, nous allons utiliser le ratio de rotation des stocks. Ce ratio se calcule comme suit :
Coût des ventes ÷ valeur moyenne de l’inventaire.
Il mesure combien de fois, dans une période donnée, l’entreprise renouvelle complètement son inventaire.
Une PME qui a 1 000 000 $ d’inventaire, mais dont le ratio indique qu’elle ne fait que 1,5 rotation par année, cela indique qu’elle prend 243 jours pour récupérer ses achats. Cet inventaire devient rapidement un poids mort. En optimisant ses opérations, si elle arrive à avoir un taux de rotation de 4 fois par an, c’est seulement 375 000$ en inventaire qu’elle pourrait avoir. L’impact est énorme sur les liquidités!
Avec la mise en place d’un inventaire permanent et d’un outil de gestion d’inventaire comme Zoho Inventory, il est beaucoup plus facile de gérer en temps réel et d’optimiser vos actifs.
Méthode pas à pas
- Faites un état des lieux précis.
Avant d’automatiser quoi que ce soit, il faut savoir ce que vous avez. Faites un relevé de l’inventaire physique, il faut avoir un portrait à jour de la situation.
Astuce : Impliquez les équipes terrain, ce sont eux qui savent ce qui est vraiment utilisé.
- Classez vos articles par priorité (ABC).
A = haute valeur, faible volume B= valeur et volume intermédiaire C = faible valeur, fort volume.
Astuce : Concentrez vos efforts de gestion sur les catégories A et B – c’est là que vous allez avoir le plus de gains à court terme.
- Mettez en place un inventaire permanent.
Avec un outil comme Zoho Inventory, vous passez à une gestion continue. Plus besoin d’attendre la fin de mois ou de trimestre. Vous pourrez avoir une quantité d’information essentielle pour mieux planifier vos achats au moment optimal.
Astuce : Connectez-le avec Zoho Books pour avoir un cycle complet d’achats et de comptes fournisseurs sans dupliquer la saisie d’information.
- Analysez la rotation des stocks.
Quel produits restent sur les tablettes ? Lequel sont les plus vendus (ou utilisés dans vos projets) ?
Astuce : Assurez-vous d’avoir une structure de classification optimale de vos produits sous forme hiérarchique pour éviter d’analyser vos produits un par un.
- Automatisez les commandes critiques.
Programmez des seuils de réapprovisionnement.
Astuce : Prévenez les ruptures avec des alertes automatiques selon vos volumes moyens par période.
Erreurs fréquentes de la gestion d’inventaire et comment les éviter
Erreur #1 : Confondre inventaire comptable et inventaire opérationnel.
Votre système dit que vous avez 10 unités, mais 3 sont déjà utilisées sur un projet ou sur une commande.
Résultat : erreur de commande, rupture, effort de gestion additionnel.
Erreur #2 : Ne pas lier au processus d’achat
Avoir un système d’inventaire comme Shopify et un système comptable pour les achats. Quel logiciel détient la vraie valeur de l’inventaire.
Erreur #3 : Attendre trop longtemps avant d’implanter un système d’inventaire.
Un logiciel de gestion d’inventaire comme Zoho Inventory ou Zoho Books coûte une fraction de ce que vous perdez en inefficacité, et vous éviterez de mauvaises pratiques dès le début.
Mini-cas : Un client en services techniques
Un de nos clients dans le domaine de la construction faisait la gestion d’inventaire manuellement avec des feuilles google sheet partagées. Chaque fin de mois, il commandait “au feeling” en se basant sur les commandes en cours. Il ne se fiait pas aux dates d’installation prévues, il commandait trop tôt de peur de manquer de pièces. En période de forte croissance, il avait régulièrement des problèmes de liquidités car son processus n’était pas optimisé.
En implantant Zoho Inventory connecté à Zoho Books et Zoho Analytics, nous avons mis en place un rapport de type MRP pour mieux identifier les produits requis en fonction des délais de livraison de chaque fournisseur et des dates d’installation prévues.
Résultat ? Moins de stress pour le responsable de l’approvisionnement, plus de commandes groupées réduisant les frais de livraison, et une augmentation de ses liquidités car les déboursés associés aux matériels étaient plus rapprochés de la facturation et de l’encaissement de la facture de vente.
Outil pratique
Voici un exemple de checklist de démarrage pour la gestion d’inventaire que vous pouvez utiliser dès aujourd’hui. Elle vous guidera pour cartographier vos articles et choisir la meilleure structure de catégories.
🛠️ Utilisez-la pour organiser un premier inventaire efficace. Vous serez surpris de ce que vous allez découvrir dans vos entrepôts.
Onglet Listes: C’est ici que vous définissez vos catégories et sous-catégories de produits. Cette section sert à créer les menus déroulants dans l’onglet Produits pour uniformiser la saisie et éviter les erreurs (ex. : Électricité → Chauffage, Plomberie → Chauffe-eau).
Onglet Produits: Créez un tableau basé sur votre liste pour y énumérer toutes vos combinaisons de produits. Pour chaque item, indiquez la quantité en stock et le coût moyen unitaire. Le fichier calcule ensuite automatiquement la valeur en inventaire (Quantité × Coût moyen). C’est votre registre principal d’inventaire à jour.
Onglet Sommaire: À partir des données de l’onglet Produits, créez un tableau croisé dynamique pour visualiser la valeur totale de votre inventaire par catégorie et sous-catégorie. Cela vous permet d’identifier rapidement où se trouve la plus grande valeur et de mieux planifier vos achats ou rotations de stock.
Pour avoir une copie du fichier, contactez-nous!
Conclusion
Une gestion d’inventaire performante, c’est plus qu’essentiel dans le contexte économique actuel. C’est une stratégie pour libérer des liquidités, en finir avec le mode de gestion en mode urgence, et mieux planifier la croissance. Et ça commence par avoir une vue claire, en temps réel de l’inventaire.
Chez Cofinia, on vous aide à structurer vos processus d’inventaire, à choisir les bons outils, et à mettre en place des systèmes qui parlent entre eux. Prenez rendez-vous avec notre équipe
