Calculer les travaux en cours consiste à déterminer, à une date donnée, la valeur des travaux réalisés mais non encore facturés, en tenant compte du budget initial, des montants facturés et du coût estimé pour terminer le projet.
Une mauvaise évaluation des travaux en cours peut :
- créer des profits artificiels en cours d’année,
- masquer une perte réelle sur un projet,
- fausser les décisions de gestion,
- détériorer la trésorerie.
Voici concrètement comment procéder.
1. Comment définir les travaux en cours ?
Les travaux en cours (WIP – Work in Progress) représentent :
La valeur des travaux réalisés à la date de clôture qui n’ont pas encore été facturés au client.
Ils apparaissent à l’actif du bilan.
Cas 1 – Projet facturé à l’heure
Le calcul est relativement simple :
Heures réalisées × Taux facturé – Montant facturé
La difficulté principale réside dans la fiabilité du suivi des heures.
Cas 2 – Projet forfaitaire
C’est ici que le calcul devient stratégique. Il faut maîtriser quatre paramètres.
2. Quels éléments sont nécessaires pour calculer les travaux en cours d’un projet forfaitaire ?
1) L’estimé de départ
On établit :
- les quantités de travail prévues,
- les ressources impliquées,
- les taux unitaires.
Quantité × Prix unitaire = Budget estimé initial
2) Le budget contractuel
Après négociation, le montant peut différer.
Deux options :
- ajuster les heures prévues, plus risqué,
- ajuster le taux unitaire, plus conservateur.
Le budget contractuel devient la base de référence.
3) Le montant facturé à ce jour
Les factures peuvent être :
- progressives, selon un pourcentage d’avancement,
- liées à des jalons contractuels.
Important : la facturation n’est pas toujours représentative de l’avancement réel.
4) L’estimé pour terminer (EFT – Estimate to Finish)
C’est l’étape la plus critique.
Il faut estimer :
- le nombre d’heures restantes,
- les ressources nécessaires,
- les coûts réels pour compléter le mandat.
Sous-estimer cette portion est la principale cause des pertes surprises en fin d’année.
3. Quelle est la formule pour calculer les travaux en cours ?
À la fin d’une période, la formule est :
Travaux en cours = Budget – Facturé à ce jour – Estimé pour terminer
Cette formule permet de déterminer si le projet génère encore de la valeur.
Si le résultat est positif
Il reste du budget à reconnaître.
Si le résultat est négatif
Le projet dépasse le budget. Il faut constater une perte immédiatement. Ne pas reconnaître la perte retarde simplement l’inévitable.
4. Exemple concret
Projet forfaitaire : 100 000 $
Facturé à ce jour : 60 000 $
Estimé pour terminer : 30 000 $
Travaux en cours = 100 000 – 60 000 – 30 000 = 10 000 $
Il reste 10 000 $ de marge à reconnaître.
Autre scénario :
Facturé : 60 000 $
Estimé pour terminer : 50 000 $
Travaux en cours = 100 000 – 60 000 – 50 000 = –10 000 $
Le projet est déficitaire de 10 000 $.
La perte doit être reconnue.
5. Pourquoi faut-il recalculer les travaux en cours chaque mois ?
Ne pas réévaluer mensuellement entraîne :
- Des revenus artificiellement gonflés
- Une marge surestimée
- Une trésorerie sous pression
- Des décisions basées sur de fausses données
Les coûts sont engagés en temps réel.
Le revenu doit suivre la même logique.
Un recalcul mensuel permet :
- d’identifier les projets à risque,
- d’ajuster les ressources,
- de renégocier des avenants,
- de protéger la rentabilité globale.
6. Comment éviter les erreurs fréquentes ?
Voici les erreurs les plus courantes en PME de services :
- Ne pas mettre à jour l’estimé pour terminer
- Reconnaître du revenu sur des travaux additionnels non autorisés
- Utiliser des taux moyens au lieu des taux réels par ressource
- Se fier uniquement à la facturation pour évaluer la performance
- Ne pas intégrer les données opérationnelles (temps, projet) à la comptabilité
Le calcul des travaux en cours n’est pas qu’un exercice comptable.
C’est un outil de pilotage.
7. Comment structurer un système fiable de calcul des travaux en cours ?
Un calcul fiable des travaux en cours repose sur une intégration claire entre projets, facturation et comptabilité. Sans cette cohérence, le WIP devient approximatif.
Structurer le suivi des projets
Un outil comme Zoho Projects permet de :
- suivre les heures par projet et par ressource
- comparer heures prévues vs heures consommées
- suivre un budget forfaitaire ou basé sur les coûts
Ce suivi est essentiel pour produire un estimé pour terminer réaliste.
Intégrer la facturation
Le montant facturé doit être connecté au projet.
L’intégration entre Zoho Projects et Zoho Books ou Zoho Invoice permet :
- de facturer les heures approuvées ou les jalons
- de suivre le montant facturé par projet
- d’éviter les écarts entre opérations et comptabilité
Automatiser le calcul du WIP
Une fois les données structurées, le calcul :
Budget – Facturé – Estimé pour terminer
peut être automatisé via des tableaux de bord, par exemple avec Zoho Analytics, afin d’identifier rapidement les projets à risque ou déficitaires.
Mettre en place un rituel mensuel
Un système fiable exige une révision mensuelle :
- mise à jour des heures
- ajustement de l’estimé pour terminer
- validation du montant facturé
- analyse des écarts
La technologie facilite le calcul. La rigueur mensuelle protège la rentabilité.
En résumé
Calculer les travaux en cours consiste à :
- Définir un budget contractuel clair
- Mesurer l’avancement réel
- Estimer rigoureusement le travail restant
- Appliquer la formule :
Budget – Facturé – Estimé pour terminer - Recalculer chaque mois
Un WIP bien maîtrisé protège la rentabilité.
Un WIP mal évalué la détruit silencieusement.
Si vous souhaitez valider votre méthode de calcul des travaux en cours ou structurer un système plus robuste, notre équipe peut vous accompagner dans l’analyse, la mise en place d’outils et l’intégration entre vos données opérationnelles et financières.
Prenez rendez-vous pour en discuter.
