Intégrer des nouveaux employés peut être un défi pour toute organisation. Les entreprises doivent trouver le moyen de s’assurer que leurs nouveaux membres se sentent à l’aise et à la hauteur de la mission. Heureusement, il existe des stratégies et des pratiques qui peuvent aider à accélérer le processus d’intégration et permettre aux nouvelles recrues de trouver leurs repères rapidement et être efficace plus rapidement. Dans cet article, je veux partager les trucs que nous avons mis en place pour faciliter l’intégration des nouveaux employés et leur transmettre de l’information pertinente. Nous examinerons comment faciliter la communication entre les nouveaux employés et leurs collègues, structurer le processus d’intégration, faciliter l’accès aux outils et informations nécessaires pour qu’ils puissent réaliser leur travail, soutenir un environnement de travail positif et répondre aux questions des nouveaux employés.
Comment structurer le processus d’intégration
Il est essentiel pour les entreprises de mettre en place un processus d’intégration bien structuré afin de faciliter l’intégration des nouveaux employés. Chez Cofinia Conseil, nous avons décidé d’utiliser Zoho Project pour nous faciliter la tâche. Nous avons listé les activités qui sont nécessaires de réaliser avant l’arrivée de l’employé;
- Création de l’adresse courriel
- Achat d’équipement et préparation de l’ordinateur
- Achat de licences logiciels par exemple Zoho One
- Communication à l’équipe de l’arrivée du nouvel employé
- Courriel pour confirmer la date et l’heure d’arrivée au nouvel employé
- Planifier les rencontres avec les différents membres de l’équipe pour les 2 premières semaines.
Ensuite, nous avons établis les activités à réaliser lors de l’accueil de l’employé. Comme les rencontres des deux premières semaines ont déjà été planifiées, il reste à suivre le plan de match. Il est possible d’ajouter des activités précises pour les semaines et mois à venir. Par exemple, valider que tous les outils fonctionnent bien à la fin de la journée d’accueil, prendre le feedback de l’employé à la fin de la première semaine pour ajuster le plan de match de la deuxième semaine. Mais aussi, planifier la fin de probation dans 3 mois, etc.. De notre côté, nous avons des mini-bilans à chacune des périodes suivantes;
- Journée d’accueil
- Première semaine
- Deuxième semaine
- Premier mois
- Après le 3e mois
Nous avons par la suite identifié toute l’information qui était déjà disponible dans notre manuel de l’employé, dans des capsules vidéo, des hyperliens vers les applications web, vers les outils (fichiers excel, word ou autres) et nous avons fait une tâche pour chaque élément. L’employé peut s’y référer à tout moment, tout est regroupé dans son projet et des explications spécifiques peuvent être ajoutés. Cela devient un aide mémoire pour lui;
- Organigramme de l’entreprise
- Procédure pour faire sa feuille de temps
- Procédure pour les congés
- Procédures par exemple ajouter la signature courriel
- Lien vers Zoho, lien vers sharepoint
- Lien vers des formations en ligne à consulter
Cette mémoire corporative permet également que l’accueil soit le plus uniforme possible pour tous les nouveaux employés. Avec les commentaires recueillis à chaque nouvelle embauche, il est possible de raffiner et bonifier le projet d’accueil modèle, pour en faire profiter aux nouvelles embauches. La constance est la clé, le message doit être le même, peu importe qui fait l’accueil de l’employé.
Les entreprises qui offrent un soutien continu pendant le processus d’intégration permet d’aider les nouveaux employés à se sentir plus confiants et motivés. Comme il y a beaucoup d’informations qui est transmise dans les premiers jours de l’arrivée d’un employé, une bonne quantité d’information ne sera pas assimilée.
Avec des tâches bien structurées, il est plus facile de faire une rétroaction après quelques jours ou quelques semaines pour s’assurer que les informations ont bien été comprises ou que l’employé ne perd pas un temps fou à chercher les documents de référence ou des outils de travail.
Faciliter la communication entre les nouveaux employés et leurs collègues
Autre petit truc, pour favoriser la communication entre les nouveaux employés et leurs collègues, nous utilisons l’application Zoho Cliq. Avec le travail virtuel et nos collègues qui sont à distance, il est important d’encourager les nouveaux employés à interagir avec les autres membres de l’équipe et de rapidement comprendre la dynamique sociale dans l’entreprise; qui est le collègue qui a le sens de l’humour, quel collègue aime taquiner, quel collègue a réponse à tout. Nous avons plusieurs canaux de communication sur Zoho Cliq, dont un qui est destiné aux échanges sociaux. Les autres étant alignés sur les expertises et les équipes. Ces canaux de discussion en ligne permettent à chacun peut partager des informations et répondre rapidement aux questions des collègues.
Importance des petites actions
Il n’y a pas de petits gestes ou de petites actions pour favoriser le sentiment d’appartenance des nouveaux employés. Le recrutement est un processus parfois long et coûteux, il est important de montrer aux nouveaux employés qu’ils ont fait le bon choix et que ce qui a été présenté lors des entrevues reflète bien la réalité de l’entreprise. Si vous êtes à la recherche d’un modèle d’intégration des nouveaux employés, que vous utilisez Zoho Project (ou pas), nous vous invitons à consulter notre boutique en ligne, vous y trouverez un guide pour accélérer la mise en place d’un processus d’accueil des nouveaux employés. Depuis que nous l’avons mis en place, nous avons remarqué que le temps d’assimilation des informations et d’intégration a été réduit de moitié, passant de 6 à 3 mois. Et le feedback de nos employés nous permet de bonifier sans cesse notre processus, supporté par notre projet modèle et les tâches qui y sont ajoutées.
