| « Grâce à l’accompagnement de Cofinia et à la mise en place d’un système structuré avec Zoho, nous avons maintenant une vision claire de nos projets, de nos financements et de nos dépenses. » |
Michael Simard – CEO, ARLYX
Passer d’une entreprise de services à une entreprise qui développe son propre produit est une transformation majeure. Pour ARLYX, ce virage a complètement changé la façon de gérer les opérations, les projets et les finances.
L’entreprise, qui conçoit une nouvelle génération de véhicules autonomes pour l’industrie minière, a dû adapter sa structure à une réalité beaucoup plus complexe, marquée par la croissance, les projets financés et des exigences accrues de reddition de comptes.
Une transition stratégique : du service au développement de produit
ARLYX a d’abord évolué dans un modèle de services technologiques, offrant notamment du design web et de l’implantation de réseaux pour les entreprises. Au fil des années, l’entreprise a pris un virage stratégique vers le développement de son propre produit, un robot mobile destiné à l’industrie minière.
Ce changement n’a pas seulement modifié l’offre de l’entreprise. Il a aussi transformé ses besoins administratifs, financiers et opérationnels.
L’entreprise est ainsi passée d’un modèle de services à un modèle centré sur le développement de produit, avec toutes les implications que cela entraîne :
- multiplication des projets
- financement par programmes et dons
- exigences accrues de suivi et de reddition de comptes
- besoin d’une gestion financière beaucoup plus structurée
Une gestion financière devenue beaucoup plus complexe
Avec cette nouvelle phase de développement, ARLYX a dû gérer un volume croissant de projets, de dépenses et de sources de financement.
L’entreprise a notamment reçu près d’un million de dollars en dons et financements sur une année, avec un audit prévu l’année suivante.
Dans ce contexte, la capacité de :
- retracer chaque transaction
- justifier les dépenses
- démontrer une gestion rigoureuse des fonds
est devenue essentielle.
Ce n’est plus seulement une question d’organisation interne, mais aussi un enjeu de crédibilité et de conformité auprès des bailleurs de fonds et des auditeurs.
Structurer la gestion financière pour soutenir la croissance
ARLYX a donc été accompagnée par Cofinia afin de structurer ses processus financiers et mettre en place un environnement capable de soutenir à la fois ses besoins opérationnels et ses obligations de reddition de comptes.
L’objectif n’était pas seulement d’implanter un outil, mais de repenser la façon de suivre les projets, les dépenses et les financements afin de mieux soutenir la croissance de l’entreprise.
Pour accompagner cette transformation, Cofinia a déployé et configuré Zoho Books pour la gestion financière, ainsi que Zoho Analytics pour le suivi et les tableaux de bord.
Cette mise en place a permis de :
- sécuriser l’historique des transactions
- améliorer la traçabilité financière
- faciliter la préparation des audits
- structurer le suivi des projets financés
L’entreprise dispose désormais d’un système financier structuré qui soutient sa croissance tout en maintenant un haut niveau de rigueur comptable.
Mieux suivre les projets et les financements
Un enjeu important pour ARLYX concernait le suivi des dons et des financements associés à différents projets.
Lorsque des fonds sont attribués à des initiatives spécifiques, il devient essentiel de pouvoir relier clairement les budgets, les dépenses et les sources de financement.
Avec l’accompagnement de Cofinia et l’utilisation des outils Zoho, l’entreprise a mis en place une structure de suivi permettant :
- d’associer les dépenses aux projets concernés
- de suivre l’utilisation des fonds en temps réel
- d’identifier rapidement les écarts par rapport aux budgets
- de produire plus facilement les rapports exigés par les bailleurs de fonds
Cette visibilité permet aujourd’hui à ARLYX de gérer plusieurs projets simultanément tout en conservant un contrôle précis de l’utilisation des financements.
Passer d’Excel à une gestion financière en temps réel
Avant cette transformation, une grande partie du suivi financier reposait sur des feuilles Excel et des consolidations manuelles.
Avec la croissance de l’entreprise et l’augmentation du nombre de projets, cette méthode devenait difficile à maintenir. Elle limitait la visibilité sur la situation financière et augmentait les risques d’erreurs.
Grâce à l’accompagnement de Cofinia et à l’intégration des outils Zoho, les données financières sont désormais centralisées et accessibles à travers des tableaux de bord en temps réel.
L’entreprise peut ainsi comparer rapidement les budgets et les dépenses, suivre l’évolution des projets et prendre des décisions plus éclairées.
Automatiser les processus pour rester agile
Même si ARLYX développe aujourd’hui un produit technologique, l’entreprise conserve également certaines activités de services.
Avec l’accompagnement de Cofinia, plusieurs processus ont été automatisés afin de simplifier la gestion quotidienne, notamment le lien entre les feuilles de temps, la facturation et le suivi des paiements.
Cette automatisation réduit les manipulations manuelles et sécurise le cycle de revenus, tout en libérant du temps pour l’équipe.
Parallèlement, l’entreprise a également centralisé la gestion des reçus et des pièces justificatives, qui étaient auparavant dispersés entre courriels, scans et documents papier.
Les comptables ont désormais accès à l’ensemble des pièces en temps réel, ce qui facilite les rapprochements et améliore la qualité du suivi financier.
Une gestion financière structurée pour soutenir l’innovation
Le cas ARLYX montre que la croissance d’une entreprise technologique ne repose pas uniquement sur l’innovation produit.
Elle dépend aussi de sa capacité à :
- structurer ses processus financiers
- suivre ses projets financés
- documenter ses dépenses
- maintenir une gestion rigoureuse des fonds reçus
Grâce à l’accompagnement de Cofinia et à l’intégration des outils Zoho, ARLYX dispose aujourd’hui d’un environnement financier qui lui permet :
- de mieux préparer ses audits
- de suivre précisément ses projets et financements
- d’automatiser plusieurs tâches administratives
- de prendre des décisions basées sur des données fiables
Cette transformation permet à l’entreprise de rester agile tout en soutenant sa croissance et ses ambitions technologiques.
Vous souhaitez structurer votre gestion financière ?
Chez Cofinia, nous accompagnons les entreprises en croissance dans la structuration de leurs processus financiers et l’implantation d’outils comme Zoho Books et Zoho Analytics afin d’améliorer la visibilité sur leurs projets, leurs finances et leurs opérations.
Vous souhaitez mieux suivre vos projets, automatiser certains processus ou obtenir une lecture financière plus claire de votre entreprise ?
Contactez l’équipe Cofinia pour en discuter.
