Dans le monde des logiciels de productivité, Excel de Microsoft continue de dominer en tant qu’outil incontournable pour les entreprises. Malgré l’émergence de nouvelles technologies et de logiciels spécialisés, Excel reste largement utilisé grâce à sa polyvalence, sa simplicité d’utilisation et à son éventail de fonctionnalités. Dans ce blog, nous expliquerons pourquoi l’utilisation efficace de ses fonctionnalités peut considérablement accélérer les tâches quotidiennes des employés, comparativement à une utilisation de base que la plupart des employés en font.
Organisation des données et calculs :
Excel est un outil puissant pour organiser et analyser des données. La capacité à créer des feuilles de calcul personnalisées permet aux employés de structurer les informations de manière logique et cohérente. Que ce soit pour suivre des ventes, gérer des budgets ou compiler des données statistiques, Excel fournit une plateforme simple pour effectuer des calculs avec précision.
Pour travailler un grand nombre clients qui nous partagent leur fichier, nous constatons bien des lacunes qui ne permet pas de maximiser les fonctionnalités d’excel et qui fait perdre un temps précieux lorsqu’on veut analyser les données.
Les erreurs les plus fréquentes :
- Mettre l’emphase sur le volet « cosmétique » des tableaux plutôt que sur l’efficacité, quand on copie/colle des formules, on copie/colle souvent le formatage de cellules ce qui fait perdre un temps fou à ajuster.
- Faire des liaisons vers d’autres fichiers, puisque les formules incluent une adresse qui fait référence à l’endroit de sauvegarde du fichier source de données, s’il est déplacé sur le réseau ou si le fichier de destination est envoyé par courriel, les liens ne seront pas actualisables.
- Le manque de validation des cellules ne permet pas de garantir le résultat d’analyses. Par exemple, si on écrit Clients, client, Partenaires ou partenaire et qu’on cherche à calculer le nombre, excel identifie 2 résultats pour chacun (voir image ci-dessous)
- Le format date est aussi intéressant car bien exploité dans un tableau croisé dynamique, il est possible de regrouper par jour/semaine/mois/trimestre/année en quelques clics.
Ce que vos employés devraient savoir :
- Monter des tableaux de données avec des entêtes de colonne pour effectuer des filtres et faciliter les recherches
- Utiliser les fonctions que l’on peut recopier vers la droite ou vers le bas, plutôt que de chercher à mettre une belle mise en page
- Les formules et les fonctions intégrées telles que SOMME, SOMME.SI, MOYENNE, NB, RechercheV et les fonctions de date comme mois.décaller, aujourd’hui permettent aux utilisateurs de générer rapidement des résultats précis.
- Les tableaux croisés dynamiques permettent de résumer et d’analyser de grandes quantités de données en quelques clics.
Un fichier excel que vous utilisez à tous les jours ou à tous les mois peut rapidement devenir un casse-tête s’il n’est pas bien conçu. Les fonctionnalités énumérées plus haut facilitent la mise à jour de vos analyses en fournissant des informations exploitables à partir des données brutes.
Collaboration et sécuriser les données :
Excel permet la collaboration entre les membres d’une équipe grâce à ses fonctionnalités de partage de fichiers. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur une même feuille de calcul, ce qui améliore l’efficacité et évite la multiplication des versions qui sont envoyées courriel.
Pour éviter des erreurs, il est possible de verrouiller des plages de données ou des onglets pour empêcher les modifications, cette fonction est assez simple et très pratiques.
Il est également possible d’ajouter des commentaires et des tâches et de les assigner à des collègues, ce qui rend le travail collaboratif beaucoup plus simple. La personne à qui on a assigné un commentaire reçoit une notification par courriel et peux accéder aux fichiers directement à partir du lien qui est indiqué.
Conclusion
Excel ne devrait pas être utilisé comme base de données complexes par exemple pour gérer les dossiers de clients (CRM), mais reste un outil polyvalent et facile à utiliser. En connaissant quelques fonctions de base, on peut maximiser l’utilisation que les employés en font. Vous voulez tester les connaissances de vos employés et voir si vous devriez donner une formation à vos employés, nous avons développé un petit test excel assez simple pour mesurer les connaissances de vos employés.
