Guide sur l’intelligence d’affaires | Cofinia

Tendance lourde et en croissance continuelle au sein de tous les milieux d’affaires, l’intelligence d’affaires fait ses preuves depuis les 15 dernières années. Collecte de données, organisation de l’information, exploitation et analyse ; l’intelligence d’affaires est désormais considérée comme une spécialisation en soi afin d’outiller les dirigeants d’entreprise en vue de prendre des décisions éclairées.

Historiquement, de nombreuses entreprises avaient des analystes qui passaient 80% de leur temps à recueillir des données et 20% de leur temps à les analyser. Aujourd’hui, grâce à la technologie, l’intelligence d’affaires vise à inverser ces chiffres ; 20% de collecte pour 80% d’analyse afin de simplifier le processus de gestion et accélérer la prise de décision.

Mais qui dit intelligence d’affaires dit également virage numérique, architecture logicielle et gestion de l’information. Comment réussir? C’est ce qu’on vous explique dans cet article.

Définition intelligence d’affaires

L’intelligence d’affaires (business intelligence) est un ensemble de stratégies, de technologies et d’applications qui permettent d’approfondir les connaissances d’une entreprise à travers l’analyse des données.

Elle représente la capacité de transformer les données en informations, et ces informations en connaissances, afin d’optimiser le processus de prise de décision.

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4 éléments clés pour optimiser l’intelligence d’affaire au sein de votre entreprise

 

1.   Collecter les bonnes informations

Avant de commencer à collecter des données, prenez le temps de vous poser les questions suivantes: quel est l’objectif final? Quelles réponses désirez-vous obtenir? Quels indicateurs de performance voulez-vous suivre?

 Les informations collectées qui aident à la prise de décision peuvent être de toutes natures au sein de l’entreprise ; finances, ventes, marketing, production et productivité, ressources humaines, etc. L’idée ici est de bien cibler les informations nécessaires afin de suivre la progression des résultats vers des objectifs spécifiques. Si les informations collectées n’apportent pas de valeur ajoutée lors de la décision, il ne vaut pas la peine de les collecter avec assiduité.

La qualité des données est également un élément essentiel à planifier dans un processus de mise en place d’intelligence d’affaires. Des données faussées à l’entrée ne produiront que des résultats faussés à la sortie. Comment faire? En fait, tout dépend du type de données que vous cherchez à mesurer. S’il s’agit de données chiffrées, il s’agit que vos équipes et vous soyez au clair sur la nomenclature, la fréquence et la manière de collecter et d’indiquer ces informations.

Par ailleurs, s’il s’agit d’indicateurs de performance organisationnelle, il est essentiel de bien communiquer les règles d’affaires aux personnes responsables de colliger les informations et de veiller à la rigueur déployées en ce sens. Enfin, l’objectif étant d’avoir une vision d’ensemble sur une multitude de facteurs clés d’une entreprise, il va de soi qu’une approche en silo est contre-productive lorsqu’on aborde l’intelligence d’affaires.

En parallèle, tel que le mentionne Howard Dresner, reconnu pour avoir inventé le terme « intelligence d’affaires » alors qu’il était analyste chez Gartner, l’intelligence d’affaires n’est pas la responsabilité des TI d’une entreprise. Selon lui, une conception étroite de l’intelligence d’affaires, reposant sur quelques individus, est l’un des plus grands dangers d’échec d’un tel projet. Pour obtenir une vision globale, il est essentiel d’intégrer plusieurs données issues de différentes branches et d’impliquer plusieurs employés et fonctions au sein d’une entreprise.

Reformulons : il faut briser les silos pour obtenir des données intégrées qui ont une réelle valeur. Avant de vous lancer dans un processus exhaustif de mise en place d’intelligence d’affaires au sein de votre entreprise, il est essentiel de prendre le temps de vous poser les bonnes questions, de valider la qualité des données disponibles, de déterminer précisément quelles informations vous désirez obtenir et surtout, surtout, surtout, surtout (surtout!) travailler en collaboration étroite avec de nombreux employés issus de plusieurs départements.

2.   Structurer les informations

L’intelligence d’affaires suppose d’emblée la mise en place et l’utilisation d’un bon nombre de logiciels qui colligent et structurent les diverses informations. Que ce soit au niveau du suivi des finances, des ventes, de la gestion par projet, des campagnes marketing, de la rétention des employés ou tout autre élément, il est inconcevable de vouloir faire de l’intelligence d’affaires ‘’à la main’’ dans un fichier Excel – aussi fabuleusement structuré soit-il.

Afin d’obtenir une réelle vision globale d’une entreprise afin d’outiller l’aide à la prise de décision stratégique, une entreprise doit mettre en place ou encore optimiser les différents logiciels de gestion du quotidien au sein de ses différentes branches.

Partenaire officiel de la suite logicielle intégrée Zoho, il va de soi que l’équipe Cofinia opte pour celle-ci lorsqu’il s’agit d’intelligence d’affaires. Cependant, plusieurs autres logiciels intégrés ou à la pièce existent : cela dépend réellement de vos besoins.

Selon nous, opter pour une suite logicielle intégrée est de loin la meilleure option afin de maximiser les possibilités d’analyse, de tableaux de bord et globalité de l’information. L’idée ici est qu’il n’est absolument pas nécessaire de tout mettre en place en même temps ; vous pouvez sélectionner quelques applications, prioriser leur implantation et d’ajuster la vélocité d’implantation et les priorités en fonction des besoins réels et ponctuels de votre entreprise.

Par exemple, débuter avec l’application Zoho Books afin de structurer solidement la gestion financière de votre entreprise, poursuivre avec Zoho CRM pour mettre plus de raffinement dans votre pipeline de ventes, et ensuite, enchaîner avec Zoho Project afin de suivre minutieusement l’avancée de vos projets en cours. Par la suite, vous pourriez ajouter Zoho Champaign et Zoho Social pour la gestion du marketing intégré, Zoho Recruit et Zoho People pour la gestion de vos ressources humaines, et enfin, Zoho Analytics pour repousser les limites de vos connaissances sur votre entreprise.

Enfin, l’idée est que sans applications et suites logicielles polyvalentes et complètes, instaurer l’intelligence d’affaires au sein de votre entreprise peut devenir une perte de temps et d’énergie.

3.   Gérer le changement

Qui dit intelligence d’affaires, implantation logicielle, changement des manières de colliger et gérer les informations, dit également gestion du changement dans les méthodes de travail! Et nous le savons, l’humain n’est pas le plus grand fan du changement dans ses habitudes de travail! En ce sens, le succès de la mise en place de l’intelligence d’affaires au sein de votre entreprise est intimement lié à la participation et à l’adhésion de vos équipes.

La gestion du changement, aussi complexe peut-elle être, repose sur 2 éléments clés :

  1. La participation
  2. La communication

En tant que dirigeant d’entreprise ou membre de l’équipe de direction, vous avez une vue d’ensemble sur une multitude de composantes au sein de l’entreprise ; vous avez une compréhension globale des enjeux et avez une vision quant aux stratégies à mettre en place.

Comme nous l’avons vu plus haut, l’intelligence d’affaires nécessite que la direction établisse clairement les objectifs et les données à collecter. En parallèle, ce sont les équipes de travail qui auront la mission d’appliquer les règles d’affaires, de colliger les données et de veiller à la rigueur de la collecte. L’équipe de gestion peut sélectionner les outils logiciels afin de structurer les données, mais ultimement, ce sont les employés et chargés de projet qui les utiliseront sur une base quotidienne.

« Partager une idée, une opinion, les faires siennes » ; telle est la définition du terme ‘’adhérer ».

L’idée est simple ; si vous voulez que vos équipes de travail adhèrent à ces nouvelles manières de fonctionner, à l’utilisation de ces nouveaux outils logiciels et qu’elles soient rigoureuses dans la saisie des données, elles doivent s’approprier le projet, elles doivent participer à son élaboration et comprendre les objectifs derrière sa mise en place.

Notre deuxième élément à discuter ; la communication! Le mot d’ordre ici est « on ne communique jamais trop » quand on cherche à déployer un projet d’envergure qui vient modifier les habitudes de travail au sein d’une organisation. Plus vous communiquerez souvent et efficacement, plus la gestion du changement sera aisée.

Annoncer en amont, décrire les différentes étapes prévues, expliquer les « next step », ouvrir la discussion pour prendre les commentaires et les idées, établir vos objectifs et valider leur cohérence auprès des équipes, verbaliser votre stratégie ; démontrer votre ouverture à la participation, aux commentaires et aux questionnements. Ce faisant, vos équipes seront plus enclines à vous signaler les obstacles, les incohérences et les pistes de solutions possibles plutôt que de simplement trouver une stratégie de contournement.

À l’image d’un architecte qui peut dessiner le plus beau des plans, s’il ne met jamais les pieds sur le chantier de construction, il y a de fortes chances que plusieurs éléments diffèrent du plan original.  Encore une fois, les stratégies de communication sont multiples, diverses, formelles ou informelles… bref, il y en a pour tous les goûts!

Dernier élément à méditer : si vous, en tant que dirigeant ou membre de l’équipe de gestion, n’êtes pas ouvert à modifier, adapter ou à abandonner certaines habitudes de travail au profit de nouvelles, vous ne pouvez pas attendre de vos équipes qu’elles le soient. L’ouverture au changement est un état d’esprit qui est contagieux.

4. Livrer votre projet

Pour livrer un projet de qualité, qui répond réellement à vos besoins, vous devez avoir mis en application les conseils précédents soit une collecte de données efficace, des stratégies pour structurer l’information ainsi qu’une gestion du changement pour les employés.

DoD

Dans l’univers du développement logiciel et de la gestion en mode Agile, il y a le concept du « Definition of Done » (DoD) qui est établi en tout début de projet. L’objectif derrière le DoD est de définir au préalable quels sont les critères de qualité nécessaires afin de pouvoir déclarer qu’un projet est terminé. Ce concept permet ainsi de circonscrire très clairement les attentes, d’éviter de revenir sur nos pas et de s’assurer que le projet répondra réellement aux besoins du client (à l’interne, dans notre cas).

  • Conseil de l’équipe Cofinia : adapter ce concept à votre projet, cela vous économisera beaucoup d’énergie et de temps de gestion.

Le temps

Outre la gestion des attentes, un des facteurs ayant le plus d’impact dans le succès d’un projet d’intelligence d’affaires : la durée du projet.  Les projets d’implantation d’intelligence d’affaires qui durent entre 1 et 3 mois ont deux fois plus de chances de succès à moyen et long terme.  Passer le cap des 6 mois, le projet à toutes les chances d’échouer. Pourquoi? Parce que la portée du projet aura tendance à se modifier, l’adhésion des équipes s’amenuisera, des conflits politiques et des problèmes administratifs prendront racine lentement.

D’où l’importance de découper votre projet d’intelligence d’affaires en plus petits projets, d’impliquer divers membres de différents départements, de choisir les bonnes données pour chaque petit projet et d’y aller application par applications. Au final, la charge de travail sera répartie au sein de nombreux responsables et de leur équipe multidisciplinaire ayant un ou deux objectifs très clairs. C’est la somme de tous ces projets et de ces objectifs qui permettront la mise en place durable d’une intelligence d’affaires efficace au sein d’une entreprise.

Mais pour y arriver, il est essentiel de cibler les bonnes données, de travailler en équipe, de s’assurer que les employés sont des vecteurs de changement et qu’ils font siennes les nouvelles méthodes de travail. On se répète, oui, mais c’est important.

Pour conclure, l’intelligence d’affaires possède un immense potentiel pour soutenir les gestionnaires d’entreprise dans leurs prises de décisions, en leur donnant accès à une multitude de données et d’informations en temps réel. Cela étant dit, une stratégie efficace et construite en fonction des objectifs propres d’une entreprise est un essentiel pour mener à bien ce type de projet d’envergure et transformationnel.

L’équipe Cofinia a plus de 20 ans d’expérience en intelligence d’affaire en petites et moyennes entreprises et a réalisé plus de 50 mandats d’implantation, de migration, de support et d’optimisation de la suite logicielle intégrée Zoho. N’hésitez pas à nous contacter si vous voulez en savoir davantage!

 

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