Chez Cofinia, l’utilisation de Zoho Project a transformé notre façon de travailler. Initialement, nous l’utilisions principalement pour les feuilles de temps et la facturation. Mais avec l’expansion de notre équipe et le travail à distance, cet outil est devenu indispensable.
Zoho Project nous permet de centraliser et de personnaliser nos opérations selon les besoins spécifiques de chaque équipe. Par exemple, notre équipe d’impartition comptable gère des tâches récurrentes avec différentes périodicités, tandis que notre équipe d’experts Zoho se concentre sur des projets d’implantation avec des listes de tâches non récurrentes définies et séquentielles. Dans les deux cas, nous bénéficions d’une uniformité dans les processus tels que l’assignation de tâches, le suivi des progrès, et la prise de notes.
Les 7 domaines de compétences de la gestion de projet et comment Zoho Project les soutient
Ayant travaillé pendant 16 ans pour une firme d’ingénierie, j’ai été a même de constater l’importance de bien couvrir les aspects fondamentaux de la gestion de projet. En toute transparence, j’ai des experts à l’interne pour bien structurer le tout et cela fonctionne d’autant mieux maintenant que ce n’est pas moi qui le fait! Mais les concepts sont très pertinents et j’en comprend l’utilité. Voici comment Zoho Project s’aligne sur chacun de ces domaines et apporte des avantages concrets à Cofinia :
- Intégration : Zoho Project intègre toutes les composantes d’un projet, permettant une vue d’ensemble claire et une synchronisation fluide des informations. Cela favorise la cohésion et l’efficacité dans la gestion des projets. Il n’y a rien de pire que d’avoir à courir après de l’information sur plusieurs plateformes. Zoho permet d’ajouter des documents, de créer des tableaux blancs, de commenter, d’aviser un collègue. Il se connecte à Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Expenses, Zoho Analytics et bien plus, décuplant ainsi ses fonctionnalités.
- Gestion du périmètre : Grâce à des fonctionnalités de définition claire des objectifs, des livrables et des contraintes, Zoho Project aide à maintenir le périmètre du projet sous contrôle, évitant les dérives et assurant la livraison conforme aux attentes. On peut créer des modèles de projet pour éviter d’improviser au moment du démarrage. On peut également créer des modèles de tâches pour faciliter l’ajout de livrables dans un projet. Les tâches seront ainsi plus faciles à planifier.
- Gestion du calendrier : Les diagrammes de Gantt et les calendriers interactifs de Zoho Project facilitent la planification et le suivi des délais. Des alertes automatiques informent les équipes des échéances imminentes, aidant à respecter les délais et à réagir rapidement aux retards. C’est un élément qui nous aide grandement pour analyser la charge de travail et la capacité des ressources. C’est d’autant plus utile en mode multi-projet. Par exemple, pour nos projets d’implantation, puisqu’ils intègrent plusieurs expertises qui relèvent d’équipe différentes, il est possible de configurer le tout pour avoir également une vue transversale pour tous les projets.
- Gestion des coûts : Zoho Project permet de suivre les heures en temps réel, offrant une visibilité précise sur les budgets. Cela aide à optimiser les ressources financières et à éviter les dépassements budgétaires. Pour une intégration plus complète avec les dépenses de projets, Zoho Analytics et Zoho Books doivent être ajoutés. On peut aller aussi granulaire que par l’assignation de budget par tâche, mais l’outil peut en faire le suivi par jalon ou plus simplement au niveau du projet.
- Gestion de la qualité : En assurant une organisation rigoureuse des tâches et un suivi précis, Zoho Project contribue à maintenir des standards élevés de qualité pour les livrables. Il est facile d’ajouter des aides à la tâche. On peut par exemple ajouter des liens hypertextes vers des vidéos pour aider nos employés a suivre les procédures d’entreprise. On peut aussi créer des dépendances de tâches pour notifier un superviseur qui devra effectuer des vérifications avant de poursuivre le projet.
- Gestion des ressources humaines : La répartition équitable des tâches, le suivi des performances et les outils de communication intégrés renforcent la motivation et l’efficacité des équipes. Chaque membre peut voir clairement ses responsabilités et son impact sur le projet. De notre côté, nous avons en plus ajouté des objectifs réalistes d’heures facturables à nos employés et nous leur transmettons un tableau de bord à toutes les semaines pour les aider à atteindre leur objectif.
- Gestion des communications : Les fonctionnalités de chat, de forums et d’espaces de travail partagés de Zoho Project assurent une communication fluide et continue entre tous les acteurs du projet. Cela minimise les risques de malentendus et améliore la collaboration. C’est un des aspects les plus profitables lorsqu’on démarre avec la solution. On peut facilement réduire la gestion des courriels en personnalisant nos préférences de notifications.
Techniques utilisées chez Cofinia pour la gestion des projets et des ressources
- Planification de la capacité : Nous utilisons Zoho Project pour évaluer la capacité des ressources avant de les allouer à des tâches spécifiques, garantissant ainsi une charge de travail équilibrée et réaliste.
- Gestion des congés : Zoho Project nous permet de suivre les congés et absences des membres de l’équipe, nous assurant que les projets continuent de progresser même en l’absence de certains collaborateurs.
- Historique de connaissances : Zoho Project nous aide à garder au même endroit toutes les connaissances associées au client ou au projet. Cela facilite la continuité des travaux mais aussi l’expérience client. Quand vient le temps d’assigner une nouvelle ressource au mandat, elle dispose d’information contextuelle très pertinente pour réaliser son travail.
En conclusion, Zoho Project s’est avéré être l’outil idéal pour accompagner notre croissance chez Cofinia. Sa flexibilité et ses nombreuses fonctionnalités nous permettent de gérer efficacement nos projets et nos ressources, tout en assurant une communication fluide et une collaboration optimale. C’est un atout précieux que nous ne pourrions plus imaginer ne pas utiliser.
