Les entreprises de services professionnels sont souvent confrontées à la difficulté de calculer avec précision les travaux en cours ou les revenus reportés en fin de mois, et en évitant de le faire, ils doivent attendre à la fin du projet pour analyser, souvent de façon manuelle, si le projet a été profitable donc il faut savoir l’importance du suivi de la rentabilité de projet.
Malgré ce défi, il est crucial de mettre en place un suivi rigoureux de la rentabilité financière des projets. Dans cet article, nous explorerons les avantages de ce suivi et expliquerons quels sont les étapes pour mettre en place un suivi financier de projet mensuel.
Les avantages
- Prise de décision éclairée: Le suivi de la rentabilité financière permet d’obtenir une vision claire de la rentabilité de chaque projet à tous les mois. Cela leur permet de corriger le tir plus rapidement si l’avancement progresse moins vite que prévu. Cela permet également de valider si nos estimés sont réalistes et de corriger le tir pour les projets futurs.
- Gestion efficace des projets: En identifiant les projets qui génèrent les meilleurs rendements et ceux qui présentent des marges plus faibles, on peut allouer les ressources de manière plus judicieuse. Il est possible également de contrôler le risque associé à un projet en ayant une vision graduelle tout au long de l’échéancier.
- Facturation précise: En tenant compte des travaux en cours et des revenus non facturés, le suivi de la rentabilité financière permet aux entreprises de services professionnels de facturer de manière plus précise. Idéalement, on veut avoir un « cashflow » positif, donc être en situation de revenus reportés ou facturation d’avance. Mais en suivant les travaux en cours, on peut voir un âge des travaux en cours, comme pour les comptes à recevoir, pour éviter de perdre de vue des montants à facturer. Mais la règle reste un bon appariement des coûts réels engagés et de la facturation pour maintenir des flux de trésorerie stables.
- Évaluation de la rentabilité des clients: Le suivi de la rentabilité financière des projets permet également d’évaluer la rentabilité de leurs clients. En comprenant quels clients génèrent les marges les plus élevées et ceux qui nécessitent plus d’efforts pour être rentables, les entreprises peuvent ajuster leur stratégie de vente et de gestion de la relation client. Cela peut inclure une révision des prix, des négociations contractuelles ou même une décision de se concentrer sur les clients les plus rentables.
- Suivi précis du temps et des coûts: En demandant aux employés de compléter leur feuille de temps à tous les jours, basé sur des tâches, cela permet de suivre précisément le temps consacré à chaque projet, ainsi que de voir plus facilement ce qui est complété ou non dans les livrables du projet. En ayant une visibilité claire sur ces éléments, les entreprises peuvent calculer avec plus de précisions si le projet est à risque de dépassement.
- Évaluation de la productivité et de l’efficacité: Le suivi du temps par projet offre également aux entreprises de services professionnels la possibilité d’évaluer la productivité et l’efficacité de leurs équipes. En examinant les feuilles de temps, les gestionnaires peuvent identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires, tels que la répartition inégale de la charge de travail, les goulots d’étranglement ou les processus inefficaces. Cela permet d’optimiser l’utilisation des ressources internes et d’améliorer la rentabilité en éliminant les activités non productives ou à faible valeur ajoutée.
- Justification des coûts auprès des clients: Lorsque les entreprises de services professionnels doivent justifier leurs coûts auprès des clients, la feuille de temps par projet devient un outil essentiel. En ayant des données précises sur le temps passé et les activités effectuées pour chaque projet, les entreprises peuvent expliquer en détail les coûts facturés et démontrer la valeur des services fournis. Cela renforce la transparence et la confiance avec les clients, ce qui peut conduire à une meilleure satisfaction client et à des relations commerciales durables.
- Analyse des écarts budgétaires: Le suivi du temps par projet permet également d’effectuer une analyse des écarts budgétaires. En comparant les coûts réels aux budgets de projet prévus, les entreprises peuvent vérifier la raison de ces écarts. Parfois, il est possible d’aller chercher des avenants au mandat, alors que dans d’autres cas, il est possible de réallouer des heures du projet en utilisant une contingence dans nos estimés budgétaire.
Étapes pour mettre en place un processus de rentabilité de projet
Voici quelques pistes pour mettre en place une rentabilité de projet :
- Utiliser un système de feuilles de temps par projet; Cela peut être dans Zoho Books, Zoho Project ou encore Zoho People. Ces trois applications offrent un outil permettant aux employés de compiler les heures affectées aux projets.
- Utiliser un système de comptabilité par projet; inscrire les dépenses et les factures de sous-traitant et d’achats dans Zoho Books. Il est possible de les associées aux projets.
- Utiliser des gabarits de projet avec des tâches et estimé de temps définis; Dans Zoho Project il est possible de faire des gabarits de projets pour faciliter les estimations et le suivi réel du projet. Vous pouvez structurer vos projets par jalons et par tâches. Dans les deux cas, vous pouvez y associer des budgets et suivre le temps réellement effectué par les employés
- Identifier les taux vendant réels (si facturés à l’heure) ou estimés (si facturation à forfait); Il est possible de facturer vos projets de plusieurs façons dans Zoho. Si vous facturez vos projets à forfait, il est alors essentiel de faire un avancement de projet en fin de mois si la facturation est différente de la réalisation des travaux. Néanmoins, il est plus facile d’estimer un projet basé sur des heures et un taux pour les projets forfaitaires et c’est possible de le faire dans Zoho.
- Facturer les heures réalisées dans le mois; A défaut de facturer à tous les mois, calculer un revenu équivalent à ce qui serait facturé pour le mois pour inscrire des travaux en cours (voir notre article de blog à ce sujet)
- Évaluer la marge de votre projet (revenus moins les coûts); Vous pouvez aussi calculer un taux effectif, soit les revenus moins les dépenses divisées par le nombre d’heures pour voir le taux réel est similaire au taux budgété.
