Introduction
Dans bien des PME, la gestion d’inventaire n’est pas vu comme un processus critique et essentiel. Pourtant, du point de vue financier, opérationnel et stratégique, il représente un actif clé, qui peut donner une avantage concurrentiel important. C’est une ressource iqui influence le fonds de roulement, la rentabilité, et la capacité d’exécution opérationnelle. Pourtant, la gestion de l’inventaire est souvent négligée, mal structurée ou mal comprise.
Un inventaire mal géré entraîne rapidement des ruptures de stocks, des coûts de remplacement coûteux, des pertes d’efficacité ou à l’inverse des surplus coûteux, et de l’obsolescence.
Dans tous les cas, on constante un manque de visibilité pour prendre des décisions éclairées dans plusieurs PME que l’on accompagne.
Et si un outil comme Zoho Inventory pouvait transformer cette zone floue en un puissant levier de contrôle, d’agilité et de rentabilité?
Comprendre les fondements de l’inventaire
Le contrôle des stocks consiste à savoir quoi, combien, où et quand acheter. Cela englobe l’ensemble des articles que vous prévoyez utiliser dans vos opérations, en fabrication ou en vente directe.
On distingue généralement 4 types de stocks :
- Matières premières et composantes (ex. : pièces détachées)
- Travaux en cours (ex. : biens partiellement assemblés)
- Produits finis (prêts à être vendus)
- Consommables (ex. : papeterie, carburant)
Chaque type demande un suivi adapté et une méthode de réapprovisionnement spécifique. Le premier conseil que nous donnons est de catégoriser les articles qui sont propres à vos opérations. Ce sera beaucoup plus facile à gérer et analyser si vous avez une segmentation que si vous avez un « melting pot » de 12000 articles en inventaire.
Déjà en catégorisant vos produits selon des dimensions d’analyses, vous pourrez par exemple, profiter des Zoho Analytics pour générer des listes d’articles à commander de façon beaucoup plus efficace et optimale.
Ratios clés à surveiller pour une gestion éclairée
Un bon outil d’inventaire ne sert pas seulement à enregistrer des transactions d’entrées et de sorties.
Il permet d’extraire des indicateurs de performance essentiels pour vous aider voir des tendances et être proactif dans vos décisions:
Taux de rotation des stocks Formule : Coût des marchandises vendues ÷ stock moyen
Plus ce ratio est élevé, plus l’entreprise vend efficacement ses produits.
Un taux de rotation de 30 signifie que l’inventaire est renouvelé 30 fois par année, soit environ tous les 12 jours.
Si ce taux chute soudainement à 15, cela peut indiquer un ralentissement des ventes ou une suraccumulation de stock, avec un risque accru de liquidité. Une baisse soudaine est un signal d’alarme, impliquant un enjeu potentiel de liquidité.
Être en mesure d’analyser le taux de rotation par ligne de produits et produits et de croiser l’information avec vos opportunités de ventes vous permettra de valider que la valeur de vos stocks est optimale ou a défaut de planifier des activités de promotions pour mousser les ventes.
Durée moyenne de détention
Formule : 365 ÷ taux de rotation
Indique combien de jours un article reste en stock. Utile pour identifier les produits à liquidité lente.
Être en mesure d’analyser la durée moyenne de détention par ligne de produits et produits et de croiser l’information avec vos opportunités de ventes vous permettra de valider que la valeur de vos stocks est optimale ou a défaut de planifier des activités de promotions pour mousser les ventes.
Taux de rupture de stock
Formule : (%) = (Nombre d’occurrences de ruptures ÷ Nombre total d’occasions de vente ou commandes) × 100
Ce ratio permet d’évaluer si votre chaîne d’approvisionnement répond efficacement à la demande, c’est-à-dire d’identifier les failles dans les seuils de réapprovisionnement ou dans la fiabilité des fournisseurs.
En utilisant une meilleure information dans vos fiches produits dans Zoho Inventory, vous serez à même de construire des rapports de contrôles plus efficaces pour faire des achats en temps opportuns.
Taux d’obsolescence
Formule : (Valeur du stock obsolète ÷ Valeur totale du stock) × 100
Pourcentage de stock invendu après une certaine période. Ce ratio est très utile si on souhaite redresser la barre suite à des enjeux de gestion d’inventaire, Puisque l’inventaire est une composante importante de l’actif à court terme et du fond de roulement, avoir un indicateur pour identifier les stocks obsolètes permet d’ajouter un indicateur additionnel pour mesurer les efforts de gestion des stocks.
Fonctionnalités clés de Zoho Inventory pour une gestion optimisée
Zoho Inventory est un logiciel qui fait partie de l’écosystème de Zoho One et qui offre des fonctionnalités puissantes pour les PME, à un coût accesssible. Voici quelques fonctions clés :
- Intégration multicanal (Amazon, Shopify, WooCommerce)
- Intégration aux apps de Zoho (CRM, Books, FSM, etc)
- Gestion des codes-barres, numéros de lots ou de série
- Suivi des niveaux de réapprovisionnement automatique
- Rapports standards d’analyse sur la performance des produits
- Rapports personnalisés d’analyse grâce à son intégration à Zoho Analytics
- Contrôle des entrepôts multiples
Grâce à cette intégration complète, il est possible gérer les commandes clients, les stocks, la facturation et ta comptabilité à partir d’un seul écosystème.
Conseil pratique : avant de structurer ton système
Avant d’implanter un logiciel comme Zoho Inventory, il faut s’assurer d’avoir :
- Une classification claire des types de stock
- Une classification claire de tes catégories d’articles
- Des dimensions d’analyses propres à ton modèle d’affaires
- Un inventaire de départ fiable, avec des valeurs précises autant dans les quantités, que les coûts et les prix de ventes
- Des processus bien documentés pour traiter les commandes, les réceptions, les retours
- Des rôles et responsabilités clairs et définis avec des sécurités dans l’application
- Un personnel formé pour comprendre comment travailler dans l’application
- Des rapports de contrôle pour valider que les nouveaux produits sont bien créés et que les réceptions sont bien effectuées et que des décomptes physiques périodiques sont réalisés.
En somme, il faut partir sur des bonnes bases : avec des données fiables et maintenir la rigueur tout au long des processus.
Conclusion:
Un bon système de gestion d’inventaire ne fait pas que suivre des quantités. Il donne du contrôle, de la visibilité et la capacité de réagir rapidement.
Pour implanter Zoho Inventory ou optimiser la gestion actuelle que vous en faites, n’hésitez pas à communiquer avec nous.
Chez Cofinia, on accompagne les entreprises dans l’analyse, l’implantation et l’intégration complète avec de Zoho Inventory avec Zoho Books, Zoho Analytics et les autres apps de Zoho.
Contactez-nous pour une démo gratuite.
