Un logiciel de comptabilité est un élément fondamental de toute entreprise. Peu importe si une entreprise vend des chaussures ou des moteurs, la comptabilité et la tenue de livres sont essentielles pour comprendre la performance d’une entreprise et s’assurer qu’elle reste alignée sur ses objectifs.
Grâce aux récentes avancées technologiques, les entreprises de toutes tailles peuvent profiter d’outils numériques spécialisés, conçus pour automatiser et améliorer la saisie des données financières. Continuez à lire pour découvrir tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de comptabilité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?
Un logiciel de comptabilité est un logiciel, maintenant numérique, créé pour simplifier les tâches des comptables et des aides-comptables. Les logiciels conçus à ces fins peuvent être adoptés par des entreprises de tous secteurs et de toutes tailles.
À quoi servent les logiciels de comptabilité ?
Un logiciel de comptabilité est un outil efficace pour gérer les données financières d’une entreprise. Les entreprises peuvent mettre en œuvre ces logiciels pour traiter les transactions bancaires, gérer les comptes, stocker les données financières et restructurer les opérations commerciales critiques. Les nouvelles fonctionnalités des systèmes infonuagiques sont très intéressantes et permettent de gagner en efficacité.
Avantages de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité
Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité sont nombreux :
- Gagner du temps
- Génération automatique de rapports financiers
- Données financières synchronisées
- Rapports financiers plus précis
- États financiers de haute qualité
- Processus de paie rationalisé
- Informations détaillées sur les données financières
- Copie des pièces justificatives intégrées à l’application
- Amélioration de la gestion des inventaires
Gagner du temps
Un logiciel de comptabilité permet d’optimiser l’ensemble des opérations financières d’une entreprise. Des solutions de comptabilité numérique correctement mises en œuvre peuvent transformer des processus manuels fastidieux en processus automatisés et réduire considérablement le temps nécessaire pour accomplir certaines tâches.
Par exemple, le téléchargement de fichiers CSV à partir de vos comptes de crédit ou bancaires devient une chose du passé lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité en ligne. Le logiciel est capable d’accéder automatiquement à ces données et de fournir une vue de toutes les transactions effectuées.
Génération automatique des rapports financiers
En utilisant des logiciels d’anciennes générations tels Sage50, Acomba ou Avantages, on doit attendre la fin du mois afin que l’équipe de comptabilité prépare les rapports mensuels. La consultation n’est pas simple pour les non initiés et fait en sorte que les entrepreneurs ne sont pas en mesure de prendre le poul quotidien des finances de leur entreprise.
En revanche, les rapports financiers des logiciels de comptabilité infonuagiques sont accessibles sur demande et sont automatiquement mis à jour lorsque les transactions sont entrées pour afficher les informations à tout moment. Même les nons initiés, selon les accès qui leurs sont attribués peuvent entrer des transactions.
Données financières synchronisées
La plupart du temps, les entreprises conservent leurs données stockées sur diverses plateformes, telles que des serveurs locaux, des répertoires nuagiques comme OneDrive, Google Drive. Au lieu de passer par le long processus consistant de transférer les données d’une plateforme à l’autre pour rechercher et identifier divers détails reliés aux transactions, les professionnels de la comptabilité peuvent profiter des capacités automatiques des logiciels pour avoir toutes les données financières parfaitement synchronisées au même endroit.
Rapports financiers plus précis
Les rapports tel l’état des résultats, le bilan, les états des flux de trésorerie et bien d’autres peuvent être facilement consultés. Les données peuvent être segmentées sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle, ce qui facilite l’identification des tendances dans les transactions financières d’une entreprise. Si une approche plus spécifique est nécessaire, le logiciel peut être personnalisé pour filtrer les résultats ou comparer des périodes entre elles.
États financiers accessible facilement
Lorsque vous traitez avec des investisseurs potentiels ou des banquiers, montrer des rapports détaillés professionnels peut faire la différence entre conclure une affaire ou repartir les mains vides. Un logiciel de comptabilité cloud aide à réduire le temps de préparation et/ou validation des états financiers intérimaires car l’information peut facilement être partagée entre les acteurs impliqués, entrepreneurs, comptables, auditeurs. Lorsqu’une entreprise a besoin d’un document, il peut être téléchargé dans un format standardisé. De plus, des demandes d’informations provenant de tiers peuvent être facilement traitées.
Guide des subventions de démarrage
Informations détaillées sur les données financières
Un logiciel de comptabilité d’entreprise correctement configuré peut garder un œil sur les transactions financières des départements, des projets et de tout autre domaine d’une entreprise. La création de documents qui donnent une image claire des données financières peut aider une entreprise dans le rapprochement bancaire et la planification stratégique. On parle alors de comptabilité de gestion. Une bonne charte de comptes, bien structurée, permet de présenter plusieurs indicateurs de la performance financière d’une entreprise.
Déclaration de revenus simplifiée
Le suivi des dépenses, la production des déclarations de revenus et le calcul des crédits d’impôt disponibles deviennent beaucoup plus faciles lorsque toutes les données financières sont efficacement cataloguées.
En fonction de votre solution de comptabilité, l’éditeur de logiciels qui la fournit peut disposer d’une fonctionnalité de transfert d’information par API. Cette fonctionnalité peut aider les comptables à créer des rapports fiscaux spécifiques.
Amélioration de la gestion des inventaires
La plateforme logicielle de comptabilité de votre choix peut contenir des outils de suivi et de gestion des inventaires pour améliorer l’accès aux informations sur la disponibilité des produits, les ventes et le réapprovisionnement. Contrairement à la saisie manuelle des données, les solutions automatiques de gestion des inventaires ne sont pas autant sujettes à l’erreur humaine, des contrôles sont plus facilement configurés et des alertes pour le niveau des stock peut être ajouté.
Quels sont les types de logiciels de comptabilité ?
Les types de logiciels de comptabilité les plus courants sont :
- Feuilles de calcul Excel ou Google sheet
- Logiciels comptables Zoho Books, Quicjbooks, Sage 50, Acomba
- Logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) ZohoOne, Dynamics
- Solutions de comptabilité personnalisées
Feuilles de calcul
Il s’agit de la forme la plus élémentaire de logiciel de comptabilité, les applications de tableur comme Excel de Microsoft et google sheet étant largement connues du grand public. Les logiciels de tableur représentent un point d’entrée facile dans la comptabilité numérique, mais ils sont freinés par une variété de problèmes.
La mauvaise manipulation de ce logiciel est un phénomène courant donc les inexactitudes se produisent souvent. Des valeurs mal placées, une comptabilité en partie double, des informations manquantes et d’autres problèmes peuvent être causés par la négligence. Les logiciels de tableur conviennent mieux aux entreprises dont les volumes de transactions sont très faibles et qui n’ont pas à faire de remise de taxes de ventes.
Logiciels comptables
Les applications de logiciels de comptabilité disponibles commercialement sont couramment utilisées par les entreprises du monde entier pour gérer les opérations de comptabilité. Ce type de logiciel, selon les solutions, peut être personnalisé selon les spécifications du client.
Différents forfaits de logiciels existent pour répondre aux particularités des différentes industries donc les clients peuvent ajouter ou supprimer des fonctionnalités en fonction de leur efficacité dans un domaine particulier. Le déploiement et la maintenance des logiciels numériques sont simples car ils relèvent de l’éditeur logiciel. Plusieurs offrent du soutien technique à leurs clients, par des guides de références ou via des partenaires.
Logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP)
Une solution ERP fonctionne en mettant en œuvre différents modules pour gérer les processus critiques d’une entreprise. Une approche centralisée fonctionne mieux lorsqu’elle est adaptée à différents départements, où des informations pourraient autrement être perdues en raison d’un manque de communication entre les applications logicielles et particulièrement éviter la double saisie.
Un logiciel ERP peut nécessiter un investissement plus important en temps et en ressources de la part de l’entreprise qui souhaite l’utiliser. Les coûts de déploiement initiaux peuvent être élevés, mais les bénéfices peuvent se faire sentir rapidement lors de la croissance de l’entreprise. Un accompagnement à travers ce projet de transformation est recommandé.
Solutions de comptabilité personnalisées
Parfois, une entreprise décide que le meilleur plan d’action est de créer un logiciel propriétaire pour gérer les opérations de comptabilité. La création de logiciels à partir de zéro est une tâche ardue, et les professionnels de l’informatique doivent passer une partie considérable de leur temps à maintenir la plateforme en règle.
Une entreprise ne devrait pas envisager d’utiliser une solution de comptabilité personnalisée à moins que cela ne soit primordial pour son fonctionnement. Les besoins en comptabilité de la plupart des organisations peuvent être satisfaits par un logiciel disponible sur le marché, d’autant plus que de nos jours, plusieurs logiciels spécialisés peuvent être connectés aux systèmes comptables via API.
Fonctionnalités clés des logiciels de comptabilité
Expérience utilisateur intuitive
Les bons logiciels de comptabilité doivent être faciles à utiliser pour tous les utilisateurs, peu importe s’ils sont débutants. L’adoption d’une solution de comptabilité avec une interface intuitive est très importante, car elle réduit considérablement la barrière d’entrée pour les nouveaux utilisateurs.
Capacités d’analyse et de création de rapports
Une quantité substantielle de temps et d’énergie peut être économisée en automatisant les rapports et l’analyse des données, car cela transforme les tâches manuelles laborieuses en processus numériques instantanés.
Évolutivité et mises à jour
La technologie s’améliore avec le temps, et les meilleures solutions numériques offrent à leurs clients la possibilité d’évoluer à leurs côtés. Les utilisateurs d’un logiciel de comptabilité en ligne peuvent s’attendre à recevoir des mises à jour du logiciel au fur et à mesure de son développement.
Facturation et traitement des paiements
Les logiciels de comptabilité sont souvent utilisés comme logiciels de paiement et de facturation. Le logiciel peut se connecter sur une plateforme de paiement et appliquer directement le paiement lors de l’émission de la facture, qu’elle soit planifiée automatiquement ou manuellement. Toutes les informations pertinentes sur les clients seront également stockées par le logiciel, ce qui facilitera davantage les paiements futurs.
Logiciels adaptés aux appareils mobiles
De nombreuses solutions logicielles de comptabilité sont adaptées aux appareils mobiles afin que les utilisateurs puissent accéder au logiciel à distance via l’utilisation d’appareils tels que les téléphones intelligents et les tablettes. Selon l’application mobile, les fonctionnalités peuvent inclure des options de suivi des dépenses et de préparation de factures.
Maintenir la sécurité des données
La sécurité des données est importante pour toutes les entreprises. Le stockage des données financières sensibles est une nécessité prédominante ; voilà pourquoi les solutions de comptabilité incluent des mesures de sécurité dans l’infrastructure du système.
Comptes clients et fournisseurs
Les transactions des comptes clients et des comptes fournisseurs peuvent être effectuées automatiquement. Les paiements automatiques peuvent être programmés et personnalisés pour inclure des détails spécifiques.
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Combien coûte un logiciel de comptabilité ?
Les coûts d’un logiciel de comptabilité varient selon le type de logiciel acquis. Certaines solutions de comptabilité proposent des abonnements pour aussi peu que 40 dollars par mois, tandis que d’autres coûtent des milliers de dollars.
Comment choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise
Les offres variées et les différents types de logiciels disponibles sur le marché peuvent créer une confusion en termes de ce qui fonctionnera le mieux pour une entreprise. La meilleure façon de choisir la bonne solution pour votre entreprise est de recevoir les conseils d’un spécialiste. Cofinia met à votre disposition une équipe d’experts en comptabilité prête à vous fournir des conseils et du soutien si vous cherchez à numériser votre entreprise.
Si la comptabilité est une tâche très ardue pour votre entreprise ou si vous souhaitez exploiter les nombreux avantages d’un logiciel de comptabilité, travailler aux côtés d’experts dans le domaine peut vous aider à tirer les meilleurs avantages. Vous pouvez faire confiance à Cofinia pour améliorer vos opérations en comptabilité.
En plus de vous aider dans la sélection d’un logiciel comptable, nous pouvons partager avec vous les meilleures pratiques pour tenir à jour votre comptabilité et avoir une information de gestion utile dans la prise de décisions.
