Lorsqu’il s’agit des opérations de votre entreprise, la sécurité de vos données est une priorité absolue. Dans cet esprit, la sauvegarde des données des applications infonuagiques est souvent négligée. Même si les fournisseurs de services infonuagiques ont des mesures de sécurité robustes, aucun système n’est infaillible. Un backup vous donne un niveau supplémentaire de protection contre les failles de sécurité, les attaques de ransomware et autres menaces. De plus, les erreurs sont inévitables. Un employé pourrait accidentellement supprimer des données importantes. Avoir un backup vous permet de récupérer ces données facilement.
Dans cet article, nous allons vous guider à travers le processus de sauvegarde de vos applications Zoho. Il n’y a pas de moyen direct et centralisé de sauvegarder toutes les applications Zoho One en une seule étape, et chaque application doit être sauvegardée individuellement :
- Zoho Projects
Pour Zoho projects, on parle de l’exportation de données “ Data Export ” qui doit être effectuée manuellement à chaque fois, car il n’y a aucun moyen de planifier le processus. La sauvegarde des données vous permet de prendre une copie de l’ensemble des données de votre portail et de la conserver pour une utilisation future. Un planificateur déclenchera votre sauvegarde et le processus prendra quelques minutes pour s’achever.
Pour effectuer cette sauvegarde manuelle de Zoho Projects, il faut suivre ces étapes :
- Connectez-vous en tant que propriétaire du portail.
- Accédez à “Administration des données” puis à “Sauvegarde”.
- Cliquez sur “Exporter CSV”.
- L’URL de téléchargement sera envoyée par e-mail. Cette URL sera valide pendant 7 jours.
NB : Vous pouvez effectuer une sauvegarde une fois toutes les 24 heures.
- Zoho CRM
Zoho CRM offre la possibilité de planifier vos sauvegardes de données ou de les effectuer manuellement.
- Pour planifier une sauvegarde de Zoho CRM : Vous pouvez choisir des intervalles de planification : deux fois par mois, une fois par mois ou chaque semaine.
NB : Pour les utilisateurs non “Ultimate”, deux sauvegardes mensuelles sont autorisées, tandis que les utilisateurs “Ultimate” peuvent effectuer jusqu’à quatre sauvegardes mensuelles. Si vous avez besoin de plus de sauvegardes que le nombre autorisé, des sauvegardes supplémentaires peuvent être achetées.
Pour effectuer une sauvegarde manuelle :
- Connectez-vous à Zoho CRM
- Allez dans les paramètres
- Sous la section Data Administration vous avez Data backup
- Zoho Books
Zoho Books offre des sauvegardes manuelles uniquement, sans possibilité de planification. Il vous permet d’exporter l’ensemble de vos données organisationnelles dans un unique fichier compressé qui comprendra des fichiers CSV correspondant aux différents modules de Zoho Books. A noter que les sauvegardes sont incrémentielles, ce qui signifie que seules les données ajoutées ou modifiées depuis la dernière sauvegarde seront sauvegardées dans ce nouvel export.
Pour initier une sauvegarde :
- Allez dans les paramètres
- Ensuite, cliquez sur l’onglet Sauvegarde de données
- Cliquez sur le bouton “Sauvegarder vos données” pour lancer la sauvegarde
- Une fenêtre contextuelle s’affichera, indiquant l’adresse e-mail à laquelle le lien de téléchargement de vos données sera envoyé
- Cliquez sur le bouton “Continuer” pour poursuivre. Sur la page suivante, vous verrez un message de réussite pour la sauvegarde que vous avez initiée. Vous pouvez également consulter l’état de votre sauvegarde dans la section “Historique des sauvegardes”.
- Une fois la sauvegarde terminée, vous recevrez le lien de téléchargement dans votre boîte de réception. Cela peut prendre environ 30 minutes. Vous pouvez également télécharger vos données sauvegardées depuis la section “Historique des sauvegardes”.
- Répétez le même processus pour la sauvegarde des pièces jointes associées aux transactions (factures, reçus, relevés, etc)
NB : Le lien de téléchargement de vos données sauvegardées expirera 30 jours après la date de la sauvegarde. De plus, une fois qu’une sauvegarde est initiée, vous ne pourrez pas sauvegarder vos données au cours des 15 jours suivants.
En général, vous trouverez les options de sauvegarde au même endroit dans les autres applications de Zoho, sous les Paramètres, Administration des données, sauvegarde.
