Le terme “per diem”, une expression latine signifiant “par jour”, fait référence aux allocations journalières accordées aux employés en déplacement à des fins professionnelles. Bien que cela puisse sembler être un concept simple, si vous n’avez pas le bon outil pour en faire la gestion.
Le taux de per diem décidé par une organisation est basé sur de nombreux critères, notamment les règles gouvernementales, le lieu, la raisonnabilité des montants alloués, le budget de l’entreprise.
Outre la fixation des taux de per diem, les entreprises doivent régulièrement communiquer, mettre à jour et réviser ces taux en fonction de l’évolution du coût de la vie. Voici un petit guide sur la manière dont vous pouvez définir, gérer et tirer parti des taux de per diem au sein de votre organisation.
Comment définir les taux de per diem pour votre entreprise
Vérifiez les réglementations gouvernementales
Une méthode simple pour établir votre politique est de s’inspirer de la politique du gouvernement Canadien que vous pouvez trouver ici :
On y retrouve plusieurs cas de figures identifiant le traitement à considérer. On retrouve également les montants alloués à titre de per diem.
Ces taux doivent être ajustés en fonction de la capacité de payer de votre entreprise, en effet, si les frais de déplacement représentent une part importante de votre budget, vous pourriez faire l’exercice du projeter les dépenses sur une période de quelques mois pour évaluer les coûts et sorties de fonds à prévoir. Il sera alors peut-être justicieux de baliser les déplacements en demandant à votre équipe une autorisation et une justification préalable.
Vérifiez la fiscalité
Les agences gouvernementales veillent à ce que les employés soient justement indemnisés pour leurs frais de déplacement qu’ils doivent encourir pour fin d’emploi. L’employeur peut rembourser les dépenses à l’employé mais il peut aussi être avantageux fiscalement pour l’employé de déduire ces dépenses de son revenu d’emploi. Assurez-vous de consulter un spécialiste pour trouver la solution la plus avantageuse pour vous et vos employés.
Avantages des allocations de per diem
Économisez du temps
Sans per diem fixe, vous devez traiter les remboursements des employés en fonction des dépenses réelles, de valider chaque reçu et si vos employés se déplacent à l’étranger, de composer avec des devises et langues étrangères. Cela peut devenir rapidement très fastidieux. Lorsque les per diems sont utilisés dans Zoho Expenses, les employés dépensent dans les limites des allocations prévues et vous n’avez pas besoin de passer du temps à vérifier chaque rapport de dépenses en détail.
Approuvez les voyages et les allocations avant qu’ils soient planifiés
Sans vouloir porter de mauvaises intentions aux employés, ils n’ont pas toujours en tête ou les trucs et astuces pour minimiser les frais de voyage. Zoho Expense vous permet de valider un plan de voyage avant qu’il ne soit réalisé. Le gestionnaire peut réviser et approuver le plan de voyage ou faire des ajustements. Il permet également de fournir un plan détaillé pour transmettre le tout à votre agence de voyage au besoin. L’employé peut indiquer plusieurs de ses préférences de voyage qui seront sauvegardées dans l’application.
Rendez votre politique de remboursement facilement accessible
Un employé en déplacement pourrait avoir des questions, une fois rendu dans un autre pays, Zoho Expense offre une application web dans laquelle on peut afficher les politiques d’entreprise, qui peuvent être personnalisées par groupe d’employés. Les employés qui se déplacent fréquemment pour fin d’affaires ont peut-être quelques privilèges, que d’autres employés n’ont pas. Bien que les voyages font l’envie de plusieurs, c’est néanmoins très exigeant.
Comment mettre en place des allocations de per diem
Identifiez les déplacements les plus fréquents
Rien ne sert de mettre des per diem pour tous les endroits possibles dès le début. Identifiez les endroits les plus fréquentés et ajouter les nouveaux emplacements au fur et à mesure. Analysez le coût de la vie et ajuster les montants que vous alloués. Tenez compte de l’avis de vos voyageurs fréquents ou consultez les notes de frais antérieures pour valider les montants adéquats. Il est également possible de prendre entente avec certains hôtels pour bénéficier de taux privilégiés (si vous avez de forts volumes) ou certains escomptes.
Configurez Zoho Expenses
Consultez l’article ci-joint (en anglais) dans le manuel de Zoho expense, vous pourrez démarrer la mise en place des per diems.
Mise en place de per diem dans Zoho Expense
Nous pouvons aussi faire cette configuration pour vous et faire la formation à vos employés.
Faites une analyse périodique
Zoho Expense offre plusieurs rapports d’information pour vous permettre d’analyser vos dépenses de déplacement et d’y trouver des opportunités d’économie. C’est une bonne façon de mettre la technologie à votre service pour être proactif dans la gestion des déplacements d’affaires.
