Introduction
Pour beaucoup de dirigeants de PME de services professionnels, les travaux en cours ou Work in progress en anglais (WIP) sont un casse-tête. Soit qu’on manque d’outils pour les suivre, soit on ne maîtrise pas les bonnes pratiques comptables. On veut les suivre parce que c’est un actif important, qui a un impact significatif sur l’analyse de la performance financière, mais souvent quand on n’a pas les bonnes données ou les bonnes pratiques de gestion, on passe à côté d’une source d’information importante pour prendre nos décisions. Résultat : des dépassements de budget non anticipés, une rentabilité qui s’effrite et des décisions prises sur des mauvais résultats.
Mais si les travaux en cours n’étaient pas qu’un suivi obligatoire en fin d’année financière? Bien structuré, le calcul des travaux en cours devient une méthode stratégique pour piloter vos projets et les traduire en performance financière d’entreprise. Dans ce guide, nous allons voir :
- Les bases à comprendre sur les TEC,
- Une méthode simple pour transformer vos suivis en décisions,
- Les erreurs fréquentes à éviter,
- Un exemple concret de mise en place,
- Un outil pratique pour vous lancer.
Ce que tout dirigeant doit comprendre
Les travaux en cours représentent la valeur des projets réalisés mais non encore facturés. Autrement dit : ce sont des revenus qu’on doit reconnaître à l’état des résultats, car les coûts ont été encourus, mais qu’on ne peut facturer dans le même mois car nos ententes contractuelles ont d’autres spécifications (exemple; facturation forfaitaire). Dans la comptabilité par projet, bien gérer les TEC (WIP) permet de :
- Valider si vos marges prévues tiennent la route à tous les mois;
- Éviter de reconnaître trop de revenus trop tôt ou trop tard;
- Détecter rapidement les dépassements budgétaires;
Prenons un exemple simple:
- Un projet de 100 000 $ est prévu sur 10 mois.
- Vous avez un calendrier de facturation 20% au démarrage, 40% à la fin de l’étape 1 40% à la fin du projet
- Vous estimez à 60% du budget pour l’étape 1 et 40% du budget pour l’étape 2
- Après 5 mois, vous avez 80% de l’étape 1 de complétée
- Vous avez facturé 20 000 $, mais en fonction de l’avancement, vous avez 48 % du travail qui est réalisé.
- Vos travaux en cours (TEC) devrait être de 28 000$ (soit 48 000$ mois le 20 000$ déjà facturé)
- Si aucun revenu n’est ajouté à l’état des résultats, cela donnera l’impression que l’entreprise est moins rentable.
Et si on ajoute un peu de complexité:
- Le chargé vous informe que pour terminer l’étape 1, vous aurez besoin de 25 000$ au lieu des 12 000$ selon l’avancement des coûts, alors il vous faudra reconnaître des TEC de 15 000$ au lieu de 28 000$ et prendre la perte immédiatement.
Méthode pas à pas pour transformer les travaux en cours (TEC) en outil décisionnel
- Collecter les bonnes données
Temps travaillé, taux vendant, dépenses de projet, avancement des travaux mensuellement.
Astuce : utilisez un système intégré comme Zoho pour éviter le plus de saisie manuelle et fiabiliser vos données.
- Récupérer l’information
Centralisez le suivi des travaux en cours dans un rapport ou tableau de bord unique.
Astuce : Zoho Analytics permet de calculer et visualiser vos projets par client, marge et stade d’avancement.
- Analyser les écarts
Comparez les coûts réels du projet avec le budget en fonction de l’avancement. Il peut être utile d’utiliser les coûts pour compléter pour mieux refléter l’avancement
Astuce : un indicateur simple comme “% avancement vs % facturé” détecte rapidement les anomalies.
- Agir en temps réel
Vaider les coûts excédentaire et renégociez avec le client s’il y a des imprévus ou réalignez vos ressources dès que l’écart apparaît.
- Suivre et réviser mensuellement
Un suivi trimestriel ou annuel est trop tardif : les travaux en cours par projet doivent être révisés chaque mois pour jouer son rôle et permettre d’analyser la performance financière.
Erreurs fréquentes et comment les éviter
- Ne pas avoir de processus clair : suivre les heures et coûts ne suffit pas. Il faut analyser l’avancement, les coûts pour compléter, ne pas reporter les problèmes à plus tard et “anticiper” les profits.
- Reporter l’analyse en fin d’année : trop tard! Les travaux en cours permettent d’avoir des revenus et des marges brutes fiables pour guider vos décisions en cours de route.
- Ne pas requestionner les montants à tous les mois: choisir une méthode qui permet de réviser les TEC à tous les mois, pour ne pas garder un actif qui n’a plus de valeur (je vais récupérer ces travaux sur la phase 2!).
Nous voyons souvent des entreprises qui ne comprennent pas bien l’importance des travaux en cours. Résultat : Lorsque la compétition est plus forte, on peut avoir tendance à être plus agressif sur les prix, la marge d’erreur se réduit. Cela devient complexe d’avoir des indicateurs de performance clairs qu’on peut analyser. Avec Zoho Project, Zoho Books et Zoho Analytics, on transforme ce suivi en véritable outil de pilotage mensuel.
Mini-cas : quand les Travaux en cours permet de refinancer
Une firme de services professionnels gérait ses projets dans Excel. Chaque fin d’année, le calcul des travaux en cours révélait des surprises:
- Projets facturés à 100% mais qui comportaient encore des TEC, on devrait radier ces revenus
- Projets dont les TEC dépassaient le montant du budget autorisé (trop de revenus reconnus), on devait encore une fois radier ces revenus
- Facturation d’avance créant de l’impôt plus important cette année, la réalisation donc les coûts étant à venir dans la prochaine année
Avec l’implantation de Zoho Project et Zoho Books pour le suivi par projet et pour la facturation, ainsi qu’un tableau de bord Zoho Analytics, la direction a pu :
- Mieux aligner la reconnaissance des revenus en fonction de l’avancement des travaux;
- Avoir une profitabilité représentative de la situation financière;
- Présenter des prévisions financières plus fiables à la banque;
- Et même inclure les travaux en cours sur les projets de clients institutionnels dans le calcul de la marge de crédit;
Résultat : une économie de plusieurs dizaines de milliers de dollars, une plus grande marge de manoeuvre pour les liquidités et surtout, des décisions prises au bon moment.
Conclusion
Les travaux en cours (TEC ou WIP en anglais) n’est peut-être pas un exercice simple, mais lorsque votre entreprise grandit, de nouvelles personnes s’ajoutent et gérent vos projets, cela devient essentiel. Bien suivis, ils deviennent un levier puissant pour détecter les écarts par rapport aux budget, protéger vos marges et prendre de meilleures décisions basées sur la performance réelle de l’entreprise en cours d’année.
Chez Cofinia, nous aidons les PME à transformer leur comptabilité et leur gestion financière en levier stratégique. Soutenus par des solutions comme Zoho Books, Zoho Projects et Zoho Analytics, nous simplifions vos suivis et renforçons vos décisions.
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