Optimisation des processus, automatisations, logiciels intégrés, logiciels infonuagiques, mobilité des données, indicateurs de performance, tableaux de bord, implantation, formation… et tout autre mot connexe et tendance sous la thématique du virage numérique. Mis de l’avant par le gouvernement au travers de plusieurs subventions permettant aux entreprises d’ici de mettre en place des outils technologiques modernes et adaptés, le virage numérique est sur toutes les lèvres des dirigeants d’entreprises.

Le virage numérique d’une entreprise peut être réalisé en petites itérations sur des éléments de moindres envergures, mais tout autant significatifs, ou encore sur de grands pans d’activités qui viennent impacter directement le cœur de l’organisation. Dans un cas comme dans l’autre, quelques actions sont à prévoir avant d’entamer ce processus transformationnel.

Pour toutes entreprises, petites ou grandes, effectuer un virage numérique est synonyme de changement. Changement dans les habitudes de travail, dans les outils utilisés, dans les objectifs poursuivis et parfois même, dans la raison d’être d’un poste au sein d’une équipe. Par défaut, l’humain n’est pas souvent confortable dans le changement, d’autant plus quand celui-ci impact plusieurs facettes du quotidien. En tant que dirigeant d’entreprise, nous voyons généralement le virage numérique et les changements qui en découlent comme quelque chose d’excitant et de (re)nouveau qui permettront de faire croître l’entreprise. Cependant, nous oublions parfois les équipes et les employés qui subiront ces changements et qui n’ont pas nécessairement la même vue d’ensemble que la direction.

 

S’aligner avant de débuter

L’idée de vouloir explorer les avantages d’un virage numérique peut provenir de différentes personnes au sein d’une organisation ; dirigeant, équipe de gestion, membre d’équipe ou chargé de projet à la recherche d’outils répondant mieux à ses besoins spécifiques, etc. Cette idée poussera probablement les gestionnaires à mandater des collègues à faire des recherches, à réfléchir les processus et à commencer à explorer les solutions possibles. C’est précisément ici, à cette étape préliminaire, qu’il est essentiel de prendre un temps d’arrêt afin de faciliter la suite des choses.

Premièrement, l’équipe de direction doit se concerter : pourquoi veut-on explorer le virage numérique? Quels sont les objectifs reliés à ce projet? Quels sont les irritants que nous voulons éliminer?

À cette étape, il n’est pas rare que les membres de l’équipe de direction aient de la difficulté à en arriver aux mêmes conclusions. Lorsque cela se produit, nous recommandons souvent d’effectuer un exercice de planification stratégique afin que tous les membres soient arrimés. Il est essentiel pour la réussite d’un projet de virage numérique que la tête dirigeante de l’entreprise ait les mêmes objectifs. À ce stade, il n’est pas recommandé d’impliquer tous les employés – à moins que vous soyez 4, on s’entend!

Suite aux recherches exploratoires, plusieurs possibilités émergent ; tel logiciel, telle compagnie qui fait l’implantation et la formation, telle autre qui peut faire du développement personnalisé, etc. Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises avenues, cela dépend vraiment de votre réalité d’entreprise.

 

Communiquer en amont pour faciliter le changement à venir

Une fois l’équipe de direction alignée sur les objectifs et retombées visés par le virage numérique et que la décision quant aux potentielles solutions technologiques est arrêtée, une seconde étape cruciale s’enclenche ; rallier les équipes pour assurer la pérennité des efforts (parfois très importants) qui seront déployés pour mener à bien le projet.

Pour ce faire, plusieurs stratégies peuvent être utilisées. Cependant, les objectifs sont les mêmes et sont de deux ordres : communiquer le changement à venir et donc préparer les employés à l’accueillir, et prendre compte la réalité du terrain qui parfois échappe à l’équipe de gestion.

Très concrètement, cela peut se dérouler sur deux ou trois rencontres d’équipe. Si vous avez plusieurs équipes, nous suggérons de faire une première rencontre avec toute l’entreprise ou l’équipe concernée par le changement spécifique, et une seconde en plus petites équipes, voir une troisième rencontre si le besoin se fait sentir.

Lors de la première rencontre, il est essentiel de véhiculer 2 à 3 messages clairs, simples, logiques et motivants. Ces messages clés doivent être présentés avec force par la direction de l’entreprise, mais doivent faire preuve d’empathie et compréhension.

À titre d’exemple :

    1. ‘’Notre entreprise doit s’adapter à la réalité changeante de notre industrie qui est de plus en plus moderne et technologique. Si nous voulons rester compétitifs, nous devons également nous engager dans cette voie’’.
    2. ‘’Nous sommes bien conscients que cela va impacter toutes les sphères de l’entreprise (ou la sphère précise) et que les changements à venir seront parfois difficiles’’.
    3. ‘’ C’est pourquoi nous avons besoin de tout le monde afin d’y parvenir. Nous avons besoin de votre participation, mais encore plus de vos commentaires, de vos observations et de votre aide’’.

La seconde rencontre, en équipe, vise à comprendre les irritants vécus par les différents membres de l’équipe avec les outils ou processus actuels. Il y a de fortes chances que divers éléments auxquels vous n’aviez pas pensé aux premiers abords émergent lors de cette rencontre. Peut-être même que ceux-ci vont influencer le choix de la solution technologique finale. Par le fait même, c’est le moment de questionner quant aux attentes de chacun face à ce virage numérique. L’idée ici est de les écouter pour ensuite présenter les objectifs et retombées prévus par l’équipe de direction. Théoriquement, les uns et les autres devraient être alignés sur des degrés différents, mais orientés vers la même direction. Cette rencontre vise également à prendre le pouls de l’équipe face aux changements à venir ; vous aurez déjà une bonne idée de quels membres de l’équipe seront des alliés du changement, lesquels seront neutres, mais surtout, lesquels seront réfractaires.

Après la réalisation de ces rencontres, le travail ne fait que commencer ! Équipe multidisciplinaire, responsable d’applications, responsable des processus, chargé de projet, etc., plusieurs stratégies peuvent être déployées afin de réaliser un virage numérique. L’essentiel pour assurer que le projet soit mené à bien et qu’il perdure dans le temps ; investir le temps et l’énergie nécessaire auprès des équipes qui vivront ces changements.

Vous aimeriez en apprendre davantage ou obtenir de l’accompagnement personnalisé pour votre virage numérique? Le programme Virage Numérique propulsé par Événement Attraction Québec travail avec l’équipe de Cofinia Conseil pour aider les entreprises d’ici à faciliter le changement de la mise en place de nouveaux outils technologiques.