Votre compte de dépenses, un outil pour le faire plus rapidement

octobre 2, 2019

 Même pour les comptables, il nous pousse des boutons juste à penser à faire son compte de dépenses. Tenir un registre de kilométrage, garder tous les reçus (et pour les repas, la facture ET le reçu de carte de crédit). Depuis quelques années, nous pouvons maintenant conserver nos reçus électroniquement, ce qui est une bonne chose, sachant qu’il faut conserver nos registres comptables durant 6 ans.

A la recherche des meilleurs outils de gestion pour mon entreprise, je me rend compte qu’il y a beaucoup d’applications pour la collaboration, la gestion de projet, la gestion du temps, mais pas beaucoup qui contiennent un outil de gestion des dépenses simple et efficace.

D’autant que comme comptable, je cherche LA solution qui va traiter tout le processus de A à Z. Prendre les reçus en photos, catégoriser les dépenses (personnelles ou affaires), lier avec mes projets facturables ou non, assigner les codes comptables, gérer les taxes, importer dans mon système comptable, et garder mes reçus sur mon OneDrive.

En effectuant quelques recherches, j’ai trouvé Zoho Expense, SutiExpense et Expensify. J’ai donc essayé celle qui me semblait la plus connue, Expensify

 Ce que j’ai ai aimé :

  • Version gratuite de base, version plus élaborées à 5$ et 9$
  • Très intuitif, cela m’a pris 1 heure pour créer mon compte, configurer mes dépenses, importer 1 mois de transactions et créer mon 1er compte de dépenses
  • Import des transactions de cartes de crédit (via un exportation du site web de ma mastercard)
  • Configuration personnalisé des catégorie de dépenses (qu’on peut renommer en français)
  • Création de règles (ex. le marchand Stat-Qué est mis dans la catégorie Stationnement)
  • Format d’export en excel ou CSV pour import dans un système comptable
  • Application mobile pour prendre les photos des reçus

Ce que j’ai moins aimé :

  • Il n’est pas possible d’importer directement nos transactions car les cartes des banques canadiennes ne sont pas dans la liste
  • Les photos des reçus se conservent dans l’application, on ne peut pas synchroniser sur notre OneDrive/Dropbox/réseau
  • Les photos qui se transfèrent en PDF lorsque notre compte de dépenses est soumis sont assez floues

Questions sans réponses

  • L’application semble faire le suivi du kilométrage, est-ce inclus dans les version avancé seulement?
  • Même chose pour les taxes de ventes?
  • L’application est-elle compatible avec Sage50 édition canadienne (qui est différente de la version US ou UK)?

À faire pour avoir un processus complet

  • Trouver la fonction du kilométrage
  • Aligner les catégories de dépenses avec ma charte comptable
  • Ajouter des Tags pour lier à mes projets
  • Rendre l’extraction de mon compte de dépenses dans un format importable dans Sage50 (pour éviter la double saisie)

En conclusion, je suis assez intéressée à poursuivre l’expérience. Si je réussi à compléter les quelques éléments qui me reste, je crois que l’outil me permettra de gagner pas mal de temps. À 5$ par mois, ça le vaudra amplement.

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