Le Compte de Dépenses – Un Logiciel Compte de Dépense pour Simplifier et Accélérer

octobre 2, 2019

À la recherche du logiciel de compte de dépense et de revenu le plus efficace pour ses activités au Canada:

Même pour les comptables, il nous pousse des boutons juste à penser à faire ses comptes de dépenses : tenir un registre de kilométrage, garder tous les reçus pour les déclarer à titre de dépenses (et pour les dépenses relatives et les frais liés aux paiements de repas, la facture, les frais juridiques, les frais de médicaments ET le reçu de carte de crédit pour la déclaration de revenu mais pas seulement), se souvenir des frais professionnels et des frais admissibles, noter les frais de déplacement et les frais médicaux si cela arrive (pour le remboursement des frais notamment). Depuis quelques années, nous pouvons maintenant conserver nos reçus électroniquement, ce qui est une bonne chose, sachant qu’il faut conserver nos registres comptables durant 6 ans.

Mais qu’en est-il du reste des dépenses ? Qu’en est-il des autres dépenses ? Comment gérez-vous toutes ces dépenses ? Utilisez-vous un tableur ou une base de données ? Si oui, combien de colonnes sont nécessaires ? Et puis il y a la question du budget : faut-il répartir ses revenus entre différentes catégories ? Ou voulez-vous simplement savoir où va votre argent et combien vous dépensez.

Comment mieux gérer son compte de dépense et de revenu au Canada?

À la recherche des meilleurs outils de gestion pour mon entreprise et mes activités au Canada, je me rends compte qu’il y a beaucoup d’applications pour la collaboration, la gestion de projet, la gestion du temps, mais pas beaucoup qui contiennent un outil de gestion des dépenses simple et efficace.

D’autant que comme comptable, je cherche LA solution qui va traiter tout le processus de A à Z.

Quelles sont les caractéristiques de l’outil parfait de gestion des dépenses?

Un outil de gestion de compte de dépense a des objectifs simples: automatiser , simplifier et accélérer la gestion des processus associé aux comptes de dépenses personnels ou d’une entreprise. Les bons outils financiers peuvent faire une immense différence autant poru les employées que pour les administrateurs. Voici les fonctionnalités que je recherche dans un outil de gestion de dépenses:

Soumission de dépenses simple

  • Prise de photos des reçus de dépense;

Traitement rapide des demandes

  • Catégorisation des dépenses (personnelles ou d’affaires), lier avec mes projets facturables ou non;
  • Assignation des codes comptables;
  • Gestions des taxes;
  • Importation simple à mon système comptable;

En effectuant quelques recherches, j’ai remarqué que les logiciels de gestion des comptes de dépenses qui revenaient le plus souvent étaient Expensify et Zoho Expense. J’ai donc essayé le service offert par chacun.

Lequel est le meilleur outil de gestion des dépenses au Canada ?

Ma première impression a été positive sur les deux services. Les deux me permettent de créer une nouvelle dépense, de la catégoriser, de lui attribuer un code, d’entrer la date, etc. Ils offrent également un moyen d’importer des données de mes relevés bancaires, factures, factures, reçus, etc.

Cependant, quand j’ai commencé à les utiliser, j’ai pu remarquer qu’il y avait des éléments que j’aimais moins. Voici mes impressions sur chacun de ces logiciels de compte de dépense

 

Compte de Dépense Expensify

Ce que j’ai ai aimé: 

  • Très intuitif (particulièrement au niveau du tableau de bord), cela m’a pris 1 heure pour procéder à la création des comptes, configurer mes dépenses, importer 1 mois de transactions et créer mon 1er compte de dépense
  • Importation des transactions de cartes de crédit (via une exportation du site web de ma MasterCard)
  • Configuration personnalisée des catégories de dépenses (qu’on peut renommer en français)
  • Création de règles (ex. le marchand Stat-Qué est mis dans la catégorie Stationnement)
  • Format d’export en Excel ou CSV pour import dans un système comptable
  • Application mobile pour prendre les photos des reçus

Ce que j’ai moins aimé: 

  • Tarification assez élevée de 5$ à 9$/mois
  • N’offre pas le service d’importer directement nos transactions, car les cartes des banques canadiennes ne sont pas dans la liste et on ne peut donc en faire usage
  • Les photos des reçus se conservent dans l’application, on ne peut pas synchroniser sur notre OneDrive/Dropbox/réseau
  • Les photos qui se transfèrent en PDF lorsque notre compte de dépenses est soumis sont assez floues, ça n’aide pas
  • 5 autoscans sont prévus dans le plan de base

Questions sans réponses 

  • L’application semble faire le suivi du kilométrage, est-ce inclus dans les versions avancées seulement?
  • Même chose pour les taxes de vente?
  • L’application est-elle compatible avec Sage50 édition canadienne (qui est différente de la version US ou UK)?

 

Logiciel de Gestion Zoho Expense

Zoho a conçu une application simple et efficace, pour le travailleur autonome, qui permet de générer des rapports de dépenses. Elle vient aussi avec beaucoup de fonctions avancées pour des entreprises de plusieurs dizaines d’employés.

L’application vient avec une version mobile, elle permet également de pousser le tout dans votre système comptable se synchronisant sur plusieurs logiciels tel Zoho Books, Quickbooks, Xero et conserver les reçus en cas de vérification fiscale. Zoho Expenses permet de faire tout ça, et bien plus.

De plus, Zoho propose une période d’essai gratuite pendant laquelle vous pouvez tester l’application sans rien payer. Après l’expiration de la période d’essai, vous aurez accès à la version complète de l’application pendant un an. Vous pourrez ensuite renouveler votre abonnement pour une année supplémentaire si vous le souhaitez. Il gère les dons de bienfaisance aux organismes de bienfaisance, les revenus primaires, les transferts nets et les comptes courants. La balance des paiements est plutôt claire de même que les cotisations aux régimes de toutes sortes. Quelle que soit votre carte de paiement, Zoho Expense saura la gérer. De même que si vous présentez un solde négatif, le logiciel de compte de dépense de Zoho sera capable de vous aider à trouver l’erreur. C’est un avantage relatif par rapport à la concurrence. Tout comme sa capacité à gérer une imposition antérieure, une imposition subséquente, le capital formation de votre entreprise ou une quelconque aide gouvernementale. 

Ce que j’ai aimé:

  • Il existe une version gratuite de base pour un utilisateur, sinon c’est 2.50$/mois par utilisateur
  • L’application mobile permet de prendre les photos de reçus et de les catégoriser plus tard
  • Il existe une fonction de reconnaissance de caractères, donc le marchand, la date, le montant seront déjà inscrits
  • Il y a une boîte de réception personnalisée, pour y envoyer les transactions dont vous recevez les reçus par courriels
  • Vous pouvez arrimer les catégories de dépenses avec votre charte de compte actuelle
  • Synchronisation avec la majorité des cartes de crédit pour télécharger les transactions et faciliter la conciliation
  • Format d’export en Excel ou CSV pour import dans un système comptable

Ce que j’ai aimé encore plus (les fonctions avancées): 

  • Processus d’approbation personnalisé par département ou équipe et niveaux d’approbation
  • Rappels automatiques pour les échéances
  • Règles d’entreprises comme un taux de kilométrage, l’exigence d’un reçu pour les dépenses supérieures à 10$, un montant maximum pour un type de dépense
  • Délégation de votre compte de dépense

Zoho met beaucoup d’emphase dans son développement, elle a conclu un partenariat avec Uber pour que les reçus soient directement poussés dans Zoho Expenses lorsque vous synchronisez les 2 applications.

L’application vous indique également la possibilité qu’une dépense ait été saisie en double.

Ce que j’ai moins aimé: 

  • Il n’est pas possible de faire des règles pour catégoriser les dépenses comme c’est possible dans Zoho Books
  • Il n’est pas possible de faire le remboursement par virement directement dans mon compte bancaire

 

Mon Choix de Logiciel de Compte de Dépense:

Zoho Expense – Le Meilleur pour votre Compte de Dépense

Même en utilisant un outil pour compléter mon compte de dépenses, je ne peux pas dire que c’est mon activité préférée, mais Zoho me facilite la vie avec tous les automatismes et me rend la t’che beaucoup moins pénible qu’avant. Et globalement, c’est beaucoup plus efficace au niveau de la comptabilité de mon entreprise car j’ai accès à l’information détaillée des dépenses, quand j’analyse mes résultats financiers et cela m’aider à mieux contrôler les coûts que ce soit en administration publique ou en administration fédérale.

Restez connecté et ne manquez aucune de nos nouvelles publications

Accédez à nos Outils

Nous mettons à votre disposition des outils entièrement gratuites afin de vous aider à vous familiariser avec les outils de gestion

Prenez RDV !

Prenez un rendez-vous téléphonique avec nous afin d’en apprendre plus sur ce que nous offrons comme service et en quoi nous pouvons vous aider.

Suivez Nous

Suivez nous sur nos réseaux sociaux pour apprendre d’avantage sur notre entreprise, nos valeurs et nos services.

Abonnez-vous à notre infolettre

Inscrivez-vous à notre newsletter pour recevoir des nouvelles de nous et d’autres contenus intéressants.

Contactez-nous

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant cet article, veuillez nous contacter pour nous en faire part.