Votre compte de dépenses, un outil pour le faire plus rapidement

octobre 2, 2019

À la recherche du logiciel de compte de dépense le plus efficace:

 

Même pour les comptables, il nous pousse des boutons juste à penser à faire son compte de dépenses. Tenir un registre de kilométrage, garder tous les reçus (et pour les repas, la facture ET le reçu de carte de crédit). Depuis quelques années, nous pouvons maintenant conserver nos reçus électroniquement, ce qui est une bonne chose, sachant qu’il faut conserver nos registres comptables durant 6 ans.

À la recherche des meilleurs outils de gestion pour mon entreprise, je me rends compte qu’il y a beaucoup d’applications pour la collaboration, la gestion de projet, la gestion du temps, mais pas beaucoup qui contiennent un outil de gestion des dépenses simple et efficace.

D’autant que comme comptable, je cherche LA solution qui va traiter tout le processus de A à Z. 

 

L’outil parfait de gestion des dépenses présenterait les caractéristiques suivantes:

 

  • Prise de photos des reçus
  • Catégorisation des dépenses (personnelles ou d’affaires), lier avec mes projets facturables ou non
  • Assignation des codes comptables
  • Gestions des taxes
  • Importation simple à mon système comptable

En effectuant quelques recherches, j’ai trouvé Expensify et Zoho Expense. J’ai donc essayé les deux. 

Expensify

 

Ce que j’ai ai aimé:

  • Très intuitif, cela m’a pris 1 heure pour créer mon compte, configurer mes dépenses, importer 1 mois de transactions et créer mon 1er compte de dépenses
  • Importation des transactions de cartes de crédit (via une exportation du site web de ma MasterCard)
  • Configuration personnalisée des catégories de dépenses (qu’on peut renommer en français)
  • Création de règles (ex. le marchand Stat-Qué est mis dans la catégorie Stationnement)
  •  Format d’export en Excel ou CSV pour import dans un système comptable
  • Application mobile pour prendre les photos des reçus

Ce que j’ai moins aimé:

  • Tarification assez élevée de 5$ à 9$/mois
  • Il n’est pas possible d’importer directement nos transactions, car les cartes des banques canadiennes ne sont pas dans la liste
  • Les photos des reçus se conservent dans l’application, on ne peut pas synchroniser sur notre OneDrive/Dropbox/réseau
  • Les photos qui se transfèrent en PDF lorsque notre compte de dépenses est soumis sont assez floues
  • 5 autoscans sont prévus dans le plan de base

Questions sans réponses

  • L’application semble faire le suivi du kilométrage, est-ce inclus dans les versions avancées seulement?
  • Même chose pour les taxes de vente?
  • L’application est-elle compatible avec Sage50 édition canadienne (qui est différente de la version US ou UK)?

 

Zoho Expense

 

Zoho a conçu une application simple et efficace, pour le travailleur autonome, mais aussi avec beaucoup de fonctions avancées pour des entreprises de plusieurs dizaines d’employés.

L’application vient avec une version mobile, elle permet également de pousser le tout dans votre système comptable se synchronisant sur plusieurs logiciels tel Zoho Books, Quickbooks, Xero et conserver les reçus en cas de vérification fiscale. Zoho Expenses permet de faire tout ça, et bien plus.

Ce que j’ai aimé:

  • Il existe une version gratuite de base pour un utilisateur, sinon c’est 2.50$/mois par utilisateur
  • L’application mobile permet de prendre les photos de reçus et de les catégoriser plus tard
  • Il existe une fonction de reconnaissance de caractères, donc le marchand, la date, le montant seront déjà inscrits
  • Il y a une boîte de réception personnalisée, pour y envoyer les transactions dont vous recevez les reçus par courriels
  • Vous pouvez arrimer les catégories de dépenses avec votre charte de compte actuelle
  • Synchronisation avec la majorité des cartes de crédit pour télécharger les transactions et faciliter la conciliation
  • Format d’export en Excel ou CSV pour import dans un système comptable

 

Ce que j’ai aimé encore plus (les fonctions avancées):

  • Processus d’approbation personnalisé par département ou équipe et niveaux d’approbation
  • Rappels automatiques pour les échéances
  • Règles d’entreprises comme un taux de kilométrage, l’exigence d’un reçu pour les dépenses supérieures à 10$, un montant maximum pour un type de dépense
  • Délégation de votre compte de dépenses

Zoho met beaucoup d’emphase dans son développement, elle a conclu un partenariat avec Uber pour que les reçus soient directement poussés dans Zoho Expenses lorsque vous synchronisez les 2 applications.

L’application vous indique également la possibilité qu’une dépense ait été saisie en double.

 

Ce que j’ai moins aimé:

  •  Il n’est pas possible de faire des règles pour catégoriser les dépenses comme c’est possible dans Zoho Books
  •  Il n’est pas possible de faire le remboursement par virement directement dans mon compte bancaire 

 

Mon Choix Zoho Expense

Même en utilisant un outil pour compléter mon compte de dépenses, je ne peux pas dire que c’est mon activité préférée, mais Zoho me facilite la vie avec tous les automatismes et me rend la tâche beaucoup moins pénible qu’avant. Et globalement, c’est beaucoup plus efficace au niveau de la comptabilité de mon entreprise car j’ai accès à l’information détaillée des dépenses, quand j’analyse mes résultats financiers et cela m’aider à mieux contrôler les coûts.

 

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