Logiciel SIRH : comment faire le bon choix ?

Vous avez un CRM bien structuré, organisé et qui vous permet d’avoir une belle visibilité sur vos ventes en cours, à venir et quelles actions doivent être posées par votre équipe de ventes pour mener à bien les opportunités en cours.  

Vous avez un outil de gestion de projet qui vous permet de suivre l’avancement de vos projets en cours, d’attribuer des tâches à vos différentes ressources, de prévoir des dates de livraisons, les heures et les budgets investis, etc.  

Mais, vous avez de la difficulté à prévoir la charge de travail en cours et future de vos différentes ressources ou selon leur expertise afin de planifier votre capacité à prendre de nouveaux mandats et de nouveaux clients ? Vous vous demandez « Devrez-vous commencer un processus de recrutement si 2-3 mandats additionnels étaient gagnés dans le prochain mois… ou l’équipe est capable de livrer sans avoir travaillé soir et fin de semaine ? ». 

Chez Cofinia, nous avions exactement le même enjeu ! 

 

Zoho Projects et la planification des ressources 

L’application de gestion de projet Zoho Projects est un outil collaboratif qui permet de gérer bien plus que les projets que vous réalisez pour vos clients. Pour obtenir le détail de ces fonctionnalités, nous vous invitons à lire notre article de blogue sur le sujet, soit « Gestion de projets, fonctionnalités clés de Zoho Projects ». 

Parmi ces fonctionnalités, Zoho Projects offre un module de rapports qui permet d’avoir une vue en plongée de votre entreprise, partir de l’ensemble de vos activités et forer pour analyser plusieurs dimensions (projets, expertises, ressources, événements, etc.) selon la configuration qui aura été faite. Un des rapports très intéressants est l’utilisation des ressources qui permet d’évaluer le niveau de charge de travail de chacun en fonction des données qui sont présentes au sein de tous les projets en cours.  

Cela étant dit, soyons honnêtes, dans la réalité, il y très peu d’entreprises qui ont la capacité, le temps et la rigueur de mettre à jour toutes les tâches, les échéances, pour tous les projets et pour toutes les ressources. Moindrement que quelques projets ne sont pas mis à jour correctement et systématiquement, le rapport d’utilisation des ressources perd de sa fiabilité.  

C’était précisément notre enjeu chez Cofinia et tant que chargée de projet, j’avais le choix entre prendre des heures et des heures pour mettre à jour chaque élément et tâche de mon Zoho Projects et investir beaucoup de temps chaque semaine pour m’assurer que mes collègues avaient bien colligés chaque information pour chaque nouvelle tâche (impossible !) ou encore trouver une solution alternative qui prendrait 20% du temps nécessaire afin d’obtenir minimum 80% des données rapidement.  

 

Capacity planning (ou planification de la capacité) 

 

La solution que nous avons élaborée consiste à créer un projet en soi qui inclut tous les projets en cours et qui permet de visionner en un coup d’œil quelle ressource ou quelle expertise est sous ou sur utilisée en fonction des différents mandats en cours.  

En utilisant les jalons à titre de projet et les tâches à titre d’expertise et d’assignation aux membres de l’équipe, nous sommes capables de cumuler les différentes informations pertinentes pour planifier efficacement nos mandats. Plus encore, nous avons la possibilité d’ajouter les opportunités les plus probables d’être conclues dans les prochains mois afin d’évaluer la capacité réelle à livrer.  

En parallèle, nous pouvons inclure des éléments récurrents ou administratifs qui méritent d’être considérés dans la planification du temps, comme les réunions, les activités de formation continue sans oublier les jours fériés et les vacances. 

La recette du succès pour la mise en place d’un outil comme le capacity planning, est de bien planifier la structure du projet au départ et d’identifier un responsable qui aura la rigueur de le tenir à jour. Au départ, cela peut prendre quelques heures à mettre en place, mais une fois cette étape accomplie, vous n’aurez qu’à investir 1 à 2 heures toutes les semaines ou aux deux semaines afin de le maintenir à jour.  

 

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Avantages de planifier la capacité de la charge de travail 

 

Relation client 

 

Nous ne vous apprenons rien en soulignant que la relation que vous entretenez avec vos clients est votre meilleure carte de visite pour les fidéliser. Un client satisfait et qui parle de vous à son entourage à une valeur infinie pour votre entreprise. Il est beaucoup moins coûteux de garder ses clients que d’en trouver de nouveau, on l’oublie trop souvent. 

Par quoi passe la satisfaction de votre client ? Par une multitude de facteurs, certes. Mais un des éléments les plus importants reste la communication et la gestion des attentes. Si vous communiquez à votre client que « oui, absolument, nous pourrons livrer le projet dans les 2 prochaines semaines » sans réellement connaître la capacité de l’équipe, vous courrez le risque d’avoir à mettre de la pression sur celle-ci pour livrer ou de décevoir votre client en reportant l’échéance. Un client qui constate que vous avez une vision globale de vos projets en cours et à venir et que vous êtes à même de livrer selon un échéancier défini, sera rassuré et préféra patienter quelques jours ou même quelques semaines afin que vous ayez la capacité de prendre son projet.  

 

Relation employé 

 

Dans le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre où recruter des ressources est particulièrement difficile pour la plupart des entreprises, il est essentiel de prévoir le processus de recrutement à l’avance afin d’embaucher à temps. Plus encore, la planification permet de donner le temps à vos ressources de planifier leur horaire et de ne pas avoir un faux sentiment d’urgence. 

Le capacity planning nous permet d’identifier les endroits où la charge de travail débordera et d’identifier les pistes de solution ; réattribution de tâches dans l’équipe, formation de collègues pour ajouter de la capacité ou procéder à l’embauche de nouvelles ressources. 

C’est également une aide à la décision afin de planifier les vacances, s’assurer que les projets seront livrés dans les temps, qu’au moins une ressource par expertise reste disponible pour répondre aux urgences et que les personnes qui demeurent au travail ne se soient pas aux prises avec des livrables dont ils ne connaissances pas la teneur. 

 

Se structurer et gérer le changement 

 

Par expérience, en mettant en place un projet de planification de la charge de travail des ressources, nous devons nous poser plusieurs questions sur nos processus de gestion. Comment désirons-nous travailler au quotidien, comment interagissons-nous en équipe, qui sont les personnes les mieux placées pour participer à la mise en place d’un outil de gestion de la capacité, qui a les meilleures aptitudes de gestion de projet, comment la direction peut appuyer l’initiative : ces questions nous aident à perfectionner nos processus, nos méthodes de travail et l’organisation du quotidien.  

Il ne faut cependant pas négliger l’effort que cela va demander. La communication envers nos clients est importante autant qu’elle l’est à l’interne de l’entreprise. Chercher à obtenir une visibilité globale sur les projets de l’entreprise rendra peut-être certaines personnes inconfortables, se sentant « surveillés ». Une démarche de gestion de changement est importante pour rendre clairs les objectifs, les résultats attendus d’un tel exercice. 

 

Besoin d’un capacity planning? 

 

Chez Cofinia, nous travaillons continuellement à la recherche de solutions innovantes, peu coûteuses et qui permettent d’être adaptées au contexte propre de chaque entreprise. Nous avions un enjeu de planification des ressources et avons mis en place cet outil dans notre organisation afin d’y voir plus clair. 

Après l’avoir implanté chez plusieurs clients et pour l’avoir expérimenté dans notre organisation, nous sommes convaincus de son utilité.  

Nous pouvons vous aider à y voir plus clair également!  

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