4 façons de migrer vos données comptables vers un système cloud

Ecrit par Marie-Andrée Giroux

février 10, 2020

Il y a tellement d’avantages à utiliser un système comptable cloud que pour moi, la question de ne se pose plus de migrer d’un système installé localement, comme Sage50, Avantages ou Acomba. Néanmoins, la migration des données est un frein pour plusieurs compte tenu du manque de connaissances ou d’expertise comptable.

Je vous propose ici 4 façons de faire la migration de vos données comptables, partant de la plus simple vers la plus complexe. Dans tous les cas, il est important de partir avec des données comptables fiables et à jour. Il faut également statuer sur la date à laquelle on veut migrer et idéalement, je recommande de choisir le début d’une année financière pour faire cette transition.

Je traite plus en détail dans l’article ci-joint des étapes clés d’un changement ou d’une implantation de système comptable.

  1. Ne migrer que les soldes d’ouvertures

Cette façon est la plus simple, mais il faut procéder méthodiquement. Les données de bases doivent être migrées soient :

  • La liste des clients
  • La liste des fournisseurs
  • La charte de comptes
  • La liste des projets
  • La liste des articles ou produits

Puis il faut s’occuper des auxiliaires. Qu’est-ce qu’un auxiliaire? Il s’agit d’un journal indépendant qui se reporte au journal général, qui lui compte toutes les transactions comptables. Les auxiliaires permettent d’avoir une information plus détaillée que le journal général. Par exemple, il ne serait pas possible de sortir une liste des factures clients non payées à partir du journal général.

Il faut donc avoir une liste complète des factures non payées à date de migration, que ce soit pour les comptes à payer ou les comptes à recevoir.

Si vous avez un stock de produits en inventaire, on doit également avoir une liste des items qui le compose avec les coûts d’achat de chacun.

Puis, il faut obtenir la balance de vérification. La balance de vérification est le regroupement de l’état des résultats et du bilan à une date donnée. Il faut s’assurer d’avoir des données fiables, que les conciliations des comptes aient été faites pour s’assurer de l’exactitude des données avant de procéder à la migration.

Puisqu’il est impossible de faire une migration par exemple au 1er janvier en ayant les résultats financiers au 31 décembre compilés, il faut prévoir une période de transition, où les transactions après la date d’implantation seront traitées dans le nouveau système alors que les transactions en lien avec la période précédente doivent être traitées dans l’ancien.

Une fois la démarcation complétée, il sera possible de faire l’import des données. Autre point, il est possible de revenir corriger les soldes d’ouvertures une fois inscrits, notamment pour des écritures d’impôts ou les régularisations du comptable en fin d’année.

  1. Migrer des données historiques d’auxiliaires et les soldes d’ouvertures

Les données de ventes sont souvent les données les plus utiles pour les entreprises. Elles servent bien souvent à ajuster le discours de ventes auprès d’un client, faire des campagnes marketing ou envoyer des listes de mises à jour en lien avec des produits.

Puisque les systèmes cloud calculent les revenus en fonction d’une date, il est possible d’importer que les données de ventes, provenant de l’auxiliaire des comptes clients pour avoir les données historiques, sans toutefois migrer plus de données.

Bien sûr, la consultation d’un état des résultats pour une période antérieur ne donnera pas de résultats significatifs pour les autres postes de la charte de comptes.

On doit donc procéder selon la méthode 1, sauf pour l’auxiliaire des comptes à recevoir où il faudra importer toutes les données pour la plage de temps souhaitée.

Nous avons déjà fait une migration de 8 ans d’historique pour un client.

  1. Migrer les soldes de fin de période et les auxiliaires

Il est très intéressant de consulter les données financières comparatives d’une année à l’autre. Si les données des auxiliaires ont moins de valeur pour l’entreprise, il est possible de migrer, par écriture de journal, les soldes de fin de période. Ainsi, lorsqu’un état des résultats ou un bilan sera demandé, il sera possible de choisir de comparer avec la même période l’année précédente.

À noter que certains comptes temporaires devront peut-être être utilisés puisque dans bien des cas, le logiciel ne permet pas d’utiliser les comptes d’auxiliaires ou les comptes systèmes (comme les comptes à payer, les comptes à recevoir) directement dans les écritures de journal.

Cela peut sembler simple, mais dans les faits, il faut s’assurer de tenir compte des montants qui seront importés dans les auxiliaires, puisque nous avons vue dans la 1ere méthode que nous en avons besoin.

  1. Migration historique complète

C’est de loin la méthode la plus complexe et la plus risquée. Elle est complexe pour plusieurs raisons. Lorsqu’on fait une migration, on veut généralement en profiter pour faire le ménage. Dans les clients, les fournisseurs, les articles, les comptes de la charte comptable. Cela va impliquer une étape de conversion entre les valeurs de l’ancien système vers les valeurs du nouveau système.

Ensuite, comme mentionnés au point 3, certains comptes ont des limitations, ce qui implique qu’on doive trouver une stratégie pour contourner le problème et pouvoir importer les données.

Puis, le système d’origine doit être en mesure de fournir un extrant des données à migrer, ce qui n’est pas toujours le cas ou parfois, le format de l’extrant demande une quantité de manipulation pour nettoyer les données, les mettre en forme, les convertir et finalement les importer.

Finalement, il faut faire l’assurance qualité afin de s’assurer que les deux systèmes l’ancien et le nouveau, donne une information financière équivalente.

Du côté des risques, on pense aux risques financiers, il y aura beaucoup de travail à effectuer, impliquant des frais et possiblement des dépassements de coûts. On le sait, les projets informatiques sont généralement sous-évalués en complexité.

Puis les risques associés aux ressources humaines. Est-ce que vous avez des ressources compétentes pour faire cette migration. Vous devriez vous assurer d’une expertise mixte entre des compétences du logiciel et des compétences comptables, car vous devez vous assurer de l’intégrité de l’information qui aura été migrée.

Finalement, le risque relié à l’échéance, serez-vous en mesure de faire la migration dans le délai souhaité et éviter des impacts sur vos opérations. Trop souvent, les délais ont un impact sur la facturation et par ricochet sur les encaissements. La trésorerie de l’entreprise s’en trouve affectée.

Comme vous pouvez le constater, un projet de migration demande de la réflexion et de la préparation. Cela peut faire peur, mais plus vous avez du temps, plus vous pouvez planifier les étapes de façon à bien prendre en compte tous les aspects de votre projet. Et si vos données comptables sont fiables et à jour, vous avez déjà un excellent point de départ.

Restez connectés et ne manquez aucune de nos nouvelles publications

Accédez à nos Outils

Nous mettons à votre disposition des outils entièrement gratuites afin de vous aider à vous familiariser avec les outils de gestion

Prenez RDV !

Prenez un rendez-vous téléphonique avec nous afin d’en apprendre plus sur ce que nous offrons comme service et en quoi nous pouvons vous aider.

Suivez Nous

Suivez nous sur nos réseaux sociaux pour apprendre d’avantage sur notre entreprise, nos valeurs et nos services.