Si vous gérez les comptes à payer de votre entreprise, vous vous doutez à quel point le traitement des factures fournisseurs peut être optimisé avec les nouvelles technologie. Entre la réception des pièces, la saisie manuelle des données, la codification comptable et la validation, chaque étape prend du temps, multiplie les risques d’erreurs et n’apporte pas tant de valeur. Vous aimeriez bien mieux récupérer ce temps pour analyser vos comptes à payer, trouver des sources d’économies, négocier des ententes.
Chez Cofinia, nous avons expérimenté différentes façons d’accélérer ce processus avec Zoho Books, et je peux vous dire qu’il existe aujourd’hui des solutions simples pour réduire de 50 % et plus le temps de traitement d’une facture.
Dans cet article, je vous présente trois approches concrètes :
- Utiliser la boîte documentaire et la reconnaissance OCR,
- Combiner l’OCR avec notre extension Cofinia pour l’assignation automatique des comptes de grand livre,
- Structurer vos bons de commande fournisseurs pour automatiser la création des factures.
Ce que tout dirigeant (ou responsable comptable) doit comprendre
Avant de chercher à automatiser, il faut bien comprendre où se perd le temps. Le traitement manuel d’une facture implique souvent :
- Le téléchargement du fichier PDF,
- La saisie du fournisseur, de la date, du montant, les taxes
- L’assignation manuelle du compte de grand livres
- Et parfois, la validation par plusieurs personnes.
En moyenne, une facture manuelle peut prendre entre 1 et 10 minutes à traiter. Multipliez ça par des dizaines ou des centaines de factures par mois, et vous avez des heures de travail répétitif… sans réelle valeur ajoutée.
Avec les bons outils comme Zoho Books, il est possible d’automatiser jusqu’à 80 % du processus. L’idée, c’est d’utiliser ce que Zoho fait déjà très bien (OCR, intégration, flux automatisés), approbation standard et d’y ajouter un peu d’intelligence personnalisée, comme l’extension que nous avons développée chez Cofinia et l’approbation personnalisée.
Méthode 1 — Utiliser la boîte documentaire et l’OCR de Zoho Books
Zoho Books offre une boîte documentaire intégrée où vous pouvez déposer vos factures PDF ou même les envoyer par courriel via une adresse courriel spécifique à votre compte Zoho Books. L’application utilise ensuite un moteur de reconnaissance de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les principales informations :
- Nom du fournisseur,
- Date de la facture,
- Numéro,
- Montant total et taxes,
- Et parfois les lignes descriptives.
C’est une première étape d’automatisation qui fait gagner un temps précieux, surtout si vous recevez plusieurs factures récurrentes.
Limite de cette méthode : Zoho Books ne peut pas deviner le compte comptable à utiliser. Vous devrez toujours assigner manuellement le bon code comptable à chaque ligne, ce qui prend du temps et reste une source d’erreur (ou prolonge le temps de traitement de vérifier dans quel compte la précédente facture a été imputée).
Méthode 2 — L’OCR combiné à l’extension Cofinia : assignation automatique des comptes
C’est ici que notre extension améliore le processus natif de Zoho. Pour aller plus loin que la simple lecture des factures, nous avons développé chez Cofinia une extension privée pour Zoho Books qui automatise l’assignation des comptes de grand livres (comptes de dépenses).
Comment ça fonctionne
Dans votre environnement Zoho Books, l’extension ajoute un module personnalisé. Vous y définissez une règle par fournisseur — par exemple :
| Fournisseur | Compte de GL |
| Bell Canada | Télécommunications |
| Bureau en gros | Fournitures de bureau |
| Hydro-Québec | Électricité |
Une fois ces règles en place, la création d’une facture devient quasi automatique :
- Vous importez votre facture dans la boîte documentaire (l’OCR lit les données).
- Dans la facture, vous sélectionnez le fournisseur s’il n’est pas reconnu automatiquement.
- Vous cochez la case « Update accounts using Vendor rules » car dans certains cas, vous pourriez vouloir l’assigner à un autre compte, vous avez donc cette possibilité.
- L’extension met automatiquement à jour les lignes de facture avec le bon compte de grand livre.
Astuce : vous pouvez ajuster les règles directement dans le module “Bill Account Rules” sans avoir à modifier les fiches fournisseurs. Une seule règle par fournisseur suffit pour commencer.
Résultat :
- Moins de codification manuelle,
- Moins d’erreurs de saisie,
- Et un traitement de facture en moins de 30 secondes.
Installation simplifiée
L’extension est privée à Cofinia, vous pouvez nous en faire la demande
“Mettre un bouton “Nous contacter” et lien vers Page https://www.cofinia.ca/contactez-nous/
Une fois installée, tous les utilisateurs de votre organisation peuvent utiliser le module et appliquer les règles.
Méthode 3 — Utiliser les bons de commande fournisseurs
La troisième méthode s’adresse aux entreprises qui ont déjà une structure d’approvisionnement bien définie. Si vous travaillez régulièrement avec des fournisseurs et que vos achats sont récurrents auprès de ceux-ci, vous pouvez gagner beaucoup de temps en utilisant les bons de commande (PO) dans Zoho Books.
Le principe est simple :
- Vous créez un bon de commande fournisseur avec vos articles bien codifiés (produits ou services).
- Quand vous recevez la facture, vous la convertissez directement en facture fournisseur.
- Vous joignez la pièce justificative que vous aurez envoyé par courriel dans la boite documentaire directement à partir de l’écran facture fournisseur.
Les avantages :
- Le compte de grand livre est déjà assigné à chaque article,
- Le rapprochement avec les bons de commande est immédiat,
- Et vous gardez une traçabilité complète (bon de commande → facture → paiement).
Astuce : assurez-vous que vos articles sont bien configurés dans Zoho Books, avec le bon compte comptable. C’est ce qui permettra la bonne codification automatique à la conversion.
Cette méthode est particulièrement efficace pour les entreprises manufacturières, les firmes de services techniques ou de construction qui travaillent souvent avec les mêmes fournisseurs.
Erreurs fréquentes et comment les éviter
- Sous-utiliser les outils déjà disponibles.
Plusieurs entreprises paient pour Zoho Books sans exploiter la boîte documentaire, ni l’OCR. On peut augmenter notre crédit OCR dans Zoho Books à peu de frais. - Ne pas standardiser les comptes fournisseurs.
Si deux personnes créent un même fournisseur avec des noms différents (“hydro Quebec” vs “Hydro-Québec”), les règles ne s’appliqueront pas. La standardisation est essentielle. - Oublier de valider les comptes après automatisation.
Même avec l’extension, il est important de vérifier périodiquement les règles pour s’assurer qu’elles reflètent toujours la réalité comptable.
Chez Cofinia, on accompagne nos clients dans cette mise en place et la révision périodique de vos processus pour gagner en efficacité,
Mini-cas : un client dans le secteur des services
Un de nos clients, une entreprise de services professionnels, traitait plus de 300 factures par mois, pour ses pigistes. Chaque facture nécessitait d’être approuvée manuellement par le chargé de projet, enregistré sur le Drive de l’entreprise et ensuite saisie pour paiement. Cela prenait environ 15 heures par mois d’entrée de données.
En intégrant Zoho Books avec la boîte documentaire, donnant l’adresse courriel de la boîte aux chargés de projet et en ajoutant notre extension Cofinia d’assignation automatique, le traitement est passé à moins de 5 heures par mois.
Résultat concret :
- Diminution du temps de traitement,
- Réduction des erreurs de codification,
- Vision complète en temps réel des comptes à payer
- Et meilleure visibilité en temps réel sur les dépenses pour refacturation aux clients.
Automatiser le traitement des factures dans Zoho Books, ce n’est pas une question de technologie, mais de structure et de rigueur. Avec les bons outils — OCR, extension Cofinia et bons de commande fournisseurs —, vous pouvez réduire significativement le temps consacré à des tâches répétitives et améliorer la fiabilité de vos données comptables.
En somme, moins de temps sur la saisie, plus de temps pour analyser et décider.
Chez Cofinia, on aide les PME à optimiser leurs processus comptables et à tirer le plein potentiel de la suite Zoho. Que ce soit pour automatiser le traitement des factures ou structurer vos flux d’approvisionnement, notre équipe peut vous accompagner pas à pas. Contactez nous!
