Gestion de projets, fonctionnalités clés de Zoho Projects

La gestion d’un projet, qu’elle soit simple ou complexe, exige une organisation hors pair. Un gestionnaire de projet doit veiller à ce que toutes les conditions de réussite soient réunies pour atteindre les objectifs stratégiques établis.

Pour réduire les marges d’erreur et respecter les délais, plusieurs entreprises investissent dans des logiciels de gestion de projet pour faciliter le travail quotidien de leurs équipes.  Dans cet article, nous vous introduisons à Zoho Projects, un outil de gestion de projets en ligne incontournable pour les PMEs.

Qu’est-ce que Zoho Projects?

Zoho Projects est un logiciel de gestion de projet en ligne ayant pour objectif d’aider les équipes de toutes tailles à planifier, suivre et mener à bien leurs projets.

Il permet d’organiser efficacement les tâches, de gérer les ressources, de surveiller les délais et de finaliser les projets à temps. Zoho Projects permet de rassembler tous les projets d’une entreprise en une seule plateforme et d’avoir une vue d’ensemble sur chaque projet, mais également une vue d’ensemble sur tous les projets (goulot d’étranglement, capacité de planification des ressources, etc.).

Tous les membres qui sont inclus dans les projets, que ce soit les employés, les gestionnaires, les chargés de projets ou même certaines ressources externes, peuvent accéder au logiciel, communiquer et échanger sur l’avancement des projets dont ils font partie.

Zoho Projects est un système de suivi de projet essentiel pour analyser la progression réalisée et pour fournir des informations précises et pertinentes aux différentes parties impliquées. Zoho Projects Desktop App est conçu pour tous les systèmes d’exploitation; Mac, Windows et Linux. Il est accessible sur ordinateur ou en application mobile.

Fonctionnalités Zoho Projects

Source: Zoho.com

À quoi sert un logiciel de gestion de projet?

La gestion de projet aide à planifier un processus de travail et à le suivre efficacement pour atteindre un objectif déterminé. Elle vise à organiser, dans son intégralité, le bon déroulement d’un projet.

Un logiciel de gestion de projet permet non seulement d’atteindre l’objectif d’un projet, mais également de le réaliser en respectant les délais, le budget et les périmètres définis.

Voici ce qu’un logiciel de gestion de projet vous permet de faire au sein d’une entreprise:

 

1.  La planification et le suivi des activités

Un logiciel de gestion de projets permet de planifier les tâches et les phases du projet en fonction des coûts, des délais et des ressources disponibles. Il permet de :

  • Planifier des tâches : vous pouvez décomposer les tâches complexes en sous-tâches, configurer des tâches récurrentes ou encore créer des checklists pour mieux organiser le travail
  • Planifier des phases pour votre projet : le diagramme de Gantt vous permet de structurer votre projet et de le décomposer en plusieurs phases. Vous pouvez indiquer pour chaque phase une valeur de travail prévu.
  • Planifier des ressources: le logiciel facilite l’assignation des ressources nécessaires à la réalisation du projet. Sur un tableau de bord accessible à tous, les livrables de chaque membre de l’équipe sont définis.
  • Planifier des délais : vous pouvez suivre toutes les activités de votre projet à l’aide du module Calendar. De plus, avec la fonction de jalons, vous donnez forme à vos projets en attribuant des dates de fin aux jalons et des dates d’échéance pour les tâches qui les composent.
  • Planifier les coûts : vous pouvez voir un graphique du statut de votre budget sur le tableau de bord de votre projet. Vous pouvez également consulter la page de liste de projets qui affiche le budget consolidé des tâches et des problèmes.

2.   Le suivi de l’avancement du projet en temps réel

Un logiciel de gestion de projet met en place tout un système de suivi de statuts des tâches, de l’état des projets, des temps prévus et du respect des délais – tout ce qui permet d’avoir une véritable vue d’ensemble sur l’avancement réel d’un projet.

3.   Une prise de décision éclairée

En tant que gestionnaire de projet, il est important d’avoir toute l’information nécessaire à portée de main pour prendre des décisions stratégiques. Un outil de gestion de projet vous permet de prendre de meilleures décisions puisqu’il vous permet de:

  • Avoir une vision d’ensemble
  • Connaître la capacité des ressources et la capacité de production
  • Faire un suivi de la performance
  • Connaître la vélocité des livrables

4.   Amélioration de la communication et de la collaboration

Pour que l’avancement d’un projet se déroule sans problème, les équipes doivent bien communiquer entre elles et être en mesure de travailler ensemble efficacement. Zoho Projects regroupe toutes les informations relatives à chaque projet et garantit une information homogène au sein de l’entreprise. C’est une plateforme centrale donc vous pouvez tagger, attribuer, joindre des documents, avoir accès à un flux d’activités sur tous les projets, etc.

 

5.   La génération de rapports personnalisés

Un logiciel de gestion de projet aide à la réalisation de plusieurs tâches, surtout celles qui sont récurrentes. Une des tâches récurrentes au sein des PMEs est la création de rapports.

Zoho Projects contient déjà toutes les informations qui concernent votre projet, étant donné que vous l’utilisez pour le gérer. Il vous suffit donc d’extraire les informations nécessaires. Le logiciel fournit des rapports de tâches et de feuilles de temps afin d’optimiser votre gestion du temps.

Principales fonctionnalités de Zoho Projects pour les PMEs

Gestion des tâches

Zoho Projects vous permet de segmenter un projet en jalon qui possède des listes de tâches, qui sont formées par des tâches spécifiques. Zoho Project permet de suivre des tâches détaillées, qui permettent d’obtenir rapidement des informations sur les ressources attribuées, le temps de travail planifié, le budget attitré, les délais possibles, les problèmes, etc.

Le logiciel vous offre:

  • Une vue d’ensemble de toutes les tâches accompagnées d’informations pertinentes.
  • Un accès rapide à une tâche, un problème, un utilisateur ou un document en tout temps.
  • Un diagramme de Gantt pour avoir une vue d’ensemble des différentes divisions. Il sert de support visuel pour suivre la progression des tâches dans le temps.
  • Une configuration pour les tâches récurrentes afin d’éviter d’avoir à les reprogrammer chaque jour ou chaque semaine.

Personnalisation

Zoho Projects vous permet de créer des dispositions de champs personnalisés pour vos tâches afin de les adapter aux exigences de votre projet. Vous pouvez ajouter des champs personnalisés à vos mises en page comme des champs additionnels, des budgets, des listes d’utilisateurs, des e-mails, des dates, des numéros de téléphone, etc.

Vous pouvez également créer des modèles de projets ou de tâches que vous pourrez utiliser pour des projets similaires qui suivent le même processus de travail afin de gagner du temps et d’accélérer le processus.

Collaboration

Zoho Projects est une plateforme collaborative qui vous permet de travailler avec votre équipe de façon plus efficace. En tant que gestionnaire, vous avez accès à un flux interactif où vous pouvez publier des commentaires et identifier des membres de votre équipe pour orienter leur attention vers une certaine tâche ou un projet.

Étant un outil de gestion de projet en ligne, Zoho Projects met à votre disposition des conversations de groupe et des forums afin de partager des idées ou des fichiers.

Automatisation

L’automatisation de certaines tâches est nécessaire afin d’accélérer le développement de vos projets et gagner du temps. Zoho Projects permet d’automatiser certains processus à travers :

  • L’attribution automatique de certaines tâches
  • La conception de workflows
  • L’automatisation de notifications
  • L’automatisation des tâches routinières

Gestion du temps

Il est important de planifier, programmer, surveiller et contrôler l’ensemble des activités d’un projet. Zoho Projects fournit des outils qui gèrent le temps passé ainsi que les progrès réalisés sur les différentes tâches d’un projet. Les heures passées sur une tâche sont automatiquement enregistrées comme une entrée de feuille de temps grâce à des minuteurs de tâches.

Les entrées de feuilles de temps peuvent ensuite être utilisées pour déterminer les heures facturables et non facturables et préparer les factures. En utilisant Zoho Invoice et Zoho Books, vous pouvez générer automatiquement vos factures clients en quelques clics.

L’avantage de Zoho c’est qu’il met à votre disposition plusieurs intégrations telles que Zoho Books et Zoho People qui vous permettent d’optimiser votre gestion de temps.

Rapports de suivi et graphiques

Zoho Projects fournit une foule de rapports sur l’ensemble des projets en fonction du statut et du pourcentage de l’avancement, ce qui vous permet de mieux guider la planification de vos projets et d’allouer les ressources selon les analyses réalisées.

L’outil de gestion de projet de Zoho fournit plus de cinquante rapports contenant des informations sur :

  • Le statut des bogues et problèmes
  • La répartition des heures de travail entre les membres de l’équipe
  • Les prévisions budgétaires (coûts prévus et coûts réels)

Administration des utilisateurs

Grâce à cette fonctionnalité, vous êtes en mesure d’avoir une vue d’ensemble afin d’optimiser la répartition du travail entre les membres de votre équipe. Vous pouvez créer des profils personnalisés pour tous les membres de votre équipe ainsi que vos clients en définissant des autorisations d’accès en fonction de leur rôle dans l’entreprise.

 

Avantages de Zoho Projects

Le logiciel de gestion de projets Zoho Projects garantit une organisation impeccable de vos projets pour un déroulement optimal du début à la fin.

Une structuration optimale du processus de travail

Zoho Projects vous permet d’organiser vos tâches afin d’optimiser votre workflow. Ceci contribue largement à l’amélioration de votre efficacité et à l’obtention des résultats souhaités.

Une meilleure communication interne

 Une bonne communication entre les membres de votre équipe améliore considérablement la productivité et permet de maintenir les projets sur la bonne voie. Zoho Projects permet une collaboration efficace à travers des fonctionnalités collaboratives (forums, notifications en temps réel, etc.).

Une meilleure utilisation des ressources

 Zoho Projects vous aide à optimiser l’utilisation des ressources dont vous disposez. Il garantit qu’aucune ressource n’est laissée de côté. Vous pourrez répartir les tâches du projet efficacement de manière à impliquer tous les membres de votre équipe. Cela permet d’éviter le déséquilibre ou la surexploitation des ressources humaines.

La protection de vos données

Zoho investit beaucoup de temps et d’argent pour garantir la sécurité et confidentialité des données personnelles des utilisateurs. Zoho offre une sécurité à plusieurs niveaux:

  • Physique: L’infrastructure et les serveurs de Zoho sont situés dans un des centres de données les plus sécurisés. Ces derniers sont dotés de plusieurs niveaux de restrictions d’accès, notamment des gardes de sécurité sur site, des caméras de surveillance et aucune indication de la localisation des bâtiments.
  • Informatique: Zoho utilise un logiciel antivirus performant et fait des analyses continues 24/7 pour détecter toute activité suspecte, que ce soit une attaque externe ou interne.
  • Procédurale: Toutes les données des utilisateurs sont sauvegardées quotidiennement sur plusieurs serveurs localisés dans différents endroits. Si un serveur rencontre des problèmes internes, vos données peuvent toujours être restaurées depuis un autre serveur. En plus, Zoho effectue régulièrement des tests de vulnérabilité et améliore constamment la sécurité de sa plateforme.

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